Những cách thức giảm chi phí khi vận chuyển hàng hóa

Một thực tế cho thấy, các doanh nghiệp Việt Nam không có khả năng quản lý được các chi phí vận chuyển. Hay nói cách khác trong nhiều trường hợp, chi phí vận chuyển nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Nếu là các doanh nghiệp xuất khẩu thì hầu hết các chi phí vận chuyển đều được các nhà nhập khẩu trực tiếp đàm phán với các hãng tàu. Nếu là các doanh nghiệp hoạt động nội địa, thì hoạt động vận chuyển hoặc là do chính doanh nghiệp thực hiện hoặc là thuê bên thứ ba thực hiện, và hầu hết các chi phí là không rõ ràng và không thể kiểm soát.

Chẳng hạn như vào đầu năm 2008, khi chi phí xăng dầu tăng, hầu hết các doanh nghiệp vận tải tăng giá. Một động thái rất bình thường đối với các doanh nghiệp là họ lập tức đưa chí phí tăng vào giá bán hơn là tìm cách thương thảo với các doanh nghiệp vận tải để có những biện pháp giảm chi phí vận chuyển. Theo ước tính của tác giả thì cứ 1% giảm chi phí vận chuyển sẽ giúp giảm 0.1% giá bán cuối cùng. Vì thế các doanh nghiệp có thể xem xét và thực hiện việc đàm phán giá vận chuyển với các nhà cung cấp của mình nhằm giảm giá bán và nâng cao thị phần cho doanh nghiệp mình. Sau đây là một số cách mà doanh nghiệp có thể sử dụng để giảm chi phí vận chuyển:

Quy định rõ điều kiện giá dịch vụ trong hợp đồng vận chuyển, trong điều kiện tại Việt Nam nên chọn phương pháp giá linh hoạt. Trên thực tế, khi giá xăng dầu tăng, các doanh nghiệp vận tải sẽ tăng giá bán dịch vụ vận chuyển của mình không theo một nguyên tắc nào cả vì giá vận chuyển được chào không tách rời phí xăng dầu. Chính điều này đã làm cho giá dịch vụ vận chuyển không minh bạch và rất dễ bị các hãng vận chuyển lợi dụng tình hình tăng của xăng dầu thì tăng luôn giá bán. Vì thế các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận chuyển nên yêu cầu các hãng vận chuyển chào giá dịch vụ vận chuyển tách rời với phụ phí xăng dầu. Giá dịch vụ sẽ được giữ nguyên trong suốt thời hạn hợp đồng và chỉ có phụ phí xăng dầu sẽ được điều chỉnh dựa trên giá thị trường. Chẳng hạn như thay vì giá dịch vụ vận chuyển từ khu công nghiệp VSIP về Cát Lái là 1,500,000 VND thì các doanh nghiệp nên yêu cầu các hãng vận chuyển chào cơ cấu giá như sau:

Giá dịch vụ vận chuyển 1,300,000 VND / container 40’

Phụ phí xăng dầu: 200,000VND. Phụ phí này sẽ được điều chỉnh hàng tháng dựa trên sự thay đổi giá dầu giao dịch trong tháng đó.

Tham gia vào các hiệp hội ngành hàng và chủ hàng để tạo lợi thế đàm phán với các hãng vận chuyển. Trên thực tế, các hãng vận chuyển thường có ưu thế đàm phán hơn so với các chủ hàng và vì thế các hãng vận chuyển thường đơn phương áp dụng các phụ phí hoặc là áp dụng giá cao cho các dịch vụ cung cấp. Điển hình như phụ phí cảng (THC: Terminal Handling Charges) do các hãng tàu và hiệp hội các hãng tàu đơn phương áp dụng cho các chủ hàng tại Việt Nam. Để tránh tình trạng bị các hãng vận chuyển đơn phương áp đặt các điều kiện không có lợi cho mình, các doanh nghiệp nên tham gia vào các hiệp hội ngành hàng. Các hiệp hội này sẽ đại diện toàn bộ thành viên để đàm phán trực tiếp các hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu. Và các thành viên có thể sử dụng các hợp đồng này để có thể hưởng được mức giá vận chuyển tốt. Chẳng hạn như hiệp hội các nhà nhập khẩu Mỹ (American Import Shippers Association) có thể lấy được mức giá tốt hơn gần 500 đôla cho một container 40’ từ các hãng vận chuyển so với từng nhà nhập khẩu đàm phán riêng lẻ. Ở Việt Nam, nhận thức được điều này, Thủ tướng Chính phủ đã có công văn số 1369/TTg-KTN, ngày 20/08/2008, giao cho Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp với các bộ, ngành liên quan để thành lập Hiệp hội các Chủ hàng Việt Nam (Vietnam’s Shippers Council).

Trong thương mại quốc tế, các doanh nghiệp nên xây dựng mối quan hệ chiến lược với một số hãng tàu để giành được thế chủ động trong việc đàm phán với người mua về quyền thuê tàu (chuyển từ tập quán thương mại quốc tế từ FOB sang điều kiện “C” trong incoterm). Hơn 90% hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam theo điều kiện FOB trong đó người bán phía Việt Nam không có điều kiện để đứng ra đàm phán thuê tàu. Và chính điều này khiến cho các doanh nghiệp Việt Nam không quản lý được chi phí vận chuyển và rất dễ để người nhập khẩu nước ngoài hạ giá thành sản phẩm. Rất nhiều nhà nghiên cứu đã lên tiếng kêu gọi các doanh nghiệp nên cố gắng thay đổi tập quán này. Tuy nhiên, ở phía doanh nghiệp thật là khó khi không có cơ sở để đứng ra đàm phán với đối tác vì đội tàu của Việt Nam chưa có khả năng đáp ứng được các yêu cầu. Hầu hết các hãng tàu container ở Việt Nam không phải là công ty toàn cầu mà chủ yếu là các hãng vận chuyển nội địa hoặc vận chuyển tuyến ngắn trong khu vực châu Á. Trong khi khách hàng yêu cầu việc vận chuyển từ châu Á đến Mỹ và châu Âu, vốn là những tuyến dài. Vì thế các doanh nghiệp cần xây dựng đối tác chiến lược với một số hãng tàu nhằm : (1) có được mức giá hợp đồng thấp hơn so với mức giá thị trường , (2) có cơ sở để đàm phán với đối tác nước ngoài nhằm giành quyền vận chuyển để từ đó kiểm soát được chi phí vận chuyển và không bị “ép” giá.

Các doanh nghiệp nên tổ chức một bộ phận thuê ngoài vận tải chuyên nghiệp và tiến hành quy trình chọn nhà cung cấp vận tải. Hiện nay việc thuê ngoài hoạt động vận chuyển ít được các doanh nghiệp tổ chức quản lý tốt và vì thế các doanh nghiệp thường không kiểm soát được các chi phí vận chuyển. Việc thuê ngoài này thường được giao cho một cá nhân để thực hiện, cụ thể như việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu thường được giao cho Trưởng phòng xuất nhập khẩu để đàm phán, quyết định giá và ký kết hợp đồng vận chuyển. Điều này tạo nên sự mâu thuẫn về lợi ích giữa cá nhân và công ty. Cá nhân có thể quyết định chọn hãng vận chuyển có chi phí cao để hưởng “hoa hồng” từ hãng vận chuyển thay vì chọn hãng vận chuyển với mức giá tốt nhất cùng với chất lượng dịch vụ tương ứng, vốn là lợi ích của công ty. Để có thể tránh được tình trạng này, việc thuê ngoài vận chuyển nên được giao cho một bộ phận trong công ty cùng với một quy trình đấu thầu công khai (thông thường công ty phải có ít nhất ba bảng chào dịch vụ của ba hãng vận chuyển khác nhau). Hiện nay một số tập đoàn lớn trên thế giới, như P&G, The Gap, GE,… đã thực hiện quá trình đấu thầu qua mạng, theo đó các hãng này sẽ yêu cầu các hãng vận chuyển gởi các bảng chào dịch vụ cạnh tranh thông qua trang web của họ nhằm giảm bớt các chi phí liên quan trong quá trình lựa chọn các nhà vận chuyển.

Quản lý chi phí xăng dầu nhằm giảm các chi phí vận chuyển. Một số doanh nghiệp có hoạt động vận chuyển nội bộ đã sử dụng chiến lược bảo hiểm xăng dầu (fuel hedging strategy) nhằm hạn chế sự biến động xăng dầu. Thông qua các thị trường hàng hóa giao sau, các doanh nghiệp này thực hiện nghiệp vụ hedging với việc mua trước xăng dầu ở mức giá thỏa thuận. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp này với tư cách là người mua lớn, có khả năng đàm phán được giá tốt với các nhà cung cấp xăng dầu trên thế giới. Công ty United States Postal Service (USPS) đang điều hành đội xe lớn nhất ở nước Mỹ với hằng năm chi phí cho xăng dầu vào khoảng 1.5 tỷ USD. Để quản lý được chi phí này, USPS đã sử dụng một số công cụ sau : Một là, sử dụng sức mạnh của tập đoàn để mua xăng dầu (group purchasing), cho phép công ty có thể tiết kiệm chi phí do sức mạnh đàm phán tạo ra; Hai là, sử dụng một thẻ mua xăng dầu (fuel card) cho tất cả các văn phòng của công ty cho phép công ty nhận được chiết khấu do mua số lượng lớn.

Trên đây là một số cách để giảm chi phí vận chuyển. Để có thể giảm chi phí vận chuyển, điều đầu tiên, các doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lý tốt hệ thống vận chuyển của mình. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp có thể đánh giá và đo lường liệu chi phí vận chuyển đó đã hợp lý chưa, hoặc là đã tốt nhất trong ngành chưa: để từ đó có các giải pháp hợp lý hóa các chi phí vận chuyển.

Nguồn: atpsoftware.vn

Sưu tầm: Văn Hoàng - P. KTSX