20 cách cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

 

Làm thế nào tăng hiệu quả truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khi không có ai quan tâm tới việc này?

Đây là một vấn đề rất phổ biến, ngay cả trong các doanh nghiệp có sự gắn bó và động lực cao.

Nó xảy ra thường xuyên khi các thành viên trong nhóm quá tập trung vào công việc hàng ngày của mình, từ đó họ bỏ lỡ bức tranh lớn và không cùng chung chí hướng. Điều này có thể dẫn tới sự mất tổ chức, mọi người làm việc chéo mục đích, chậm trễ và khó khăn khi hoàn thành công việc.

Vậy truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là một vấn đề khá quan trọng khi phát triển công ty. Tuy nhiên, ở Việt Nam, điều này chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức.

Trong một doanh nghiệp, truyền thông được chia thành 2 nhóm:

  1. Truyền thông nội bộ (bên trong doanh nghiệp)
  2. Truyền thông bên ngoài Doanh nghiệp.

Nói đơn giản, truyền thông nội bộ là sự giao tiếp giữa chính các cán bộ nhân viên với Ban giám đốc và giữa Ban giám đốc với các cổ đông.

Lợi ích của truyền thông nội bộ

Xét về thực tế, truyền thông nội bộ có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu trong quá trình phát triển doanh nghiệp.

Với nhân viên, việc truyền thông nội bộ giúp:

  • Nhân viên làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm và năng suất cao hơn
  • Nhân viên hài lòng với chế độ lương thưởng
  • Hạn chế tối đa việc nhân sự vắng mặt, mất người tài năng
  • Hạn chế việc nhân viên nghỉ việc nói xấu, chỉ trích , gây hại đến uy tín tổ chức.

Với cổ đông, truyền thông nội bộ giúp:

  • Huy động thêm vốn từ cổ đông hiện hữu
  • Đạt được niềm tin, sự ủng hộ từ cổ đông
  • Liên minh cổ đông để tránh bị thâu tõm

Làm thế nào cải thiện truyền thông nội bộ

1. Cởi mở và minh bạch

Dù cho bạn làm trong một tổ chức nhỏ hay lớn, không có gì khiến nhân viên quay đi nhanh hơn việc quản lý một cách bí mật và che giấu.

Cởi mở và minh bạch với những gì đang diễn ra trong công ty – ở tất cả các cấp độ – tạo điều kiện cho sự tin tưởng và tránh những tin đồn thất thiệt, sự nghi ngờ giữa nhân viên với nhau.

Đặc biệt trong bối cành startup, nơi đội nhóm nhỏ và phát triển nhanh, việc minh bạch thông tin là rất quan trọng giúp cho doanh nghiệp của bạn tiến lên.

2. Nói chuyện với nhân viên trước

Bạn muốn nhân viên nghe tin tức mới về nhân viên từ quản lý – thay vì một luồng thông tin bên ngoài.

Cho dù bạn vừa biết tới một giao dịch với quan trọng hay gặp phải một số khủng hoảng, thì thông tin nên đến từ bên trong tổ chức, từ đó nhân viên biết đâu là sự thật và vai trò của họ là gì?

3. Cho nhân viên thấy bạn đánh giá cao họ

Khen ngợi thành công của nhân viên, đứng sau họ, lắng nghe những điều họ nói và khuyến khích họ chia sẻ ý tưởng, cũng như sự thất vọng, nhu cầu và mục tiêu một cách cởi mở và thành thật.

Không chỉ giúp thúc đẩy một môi trường làm việc sáng tạo và hỗ trợ mà còn giúp bạn hiểu rõ hơn về nhân viên, điều họ tin và họ làm thế nào.

4. Truyền thông từ 2 phía

Truyền thông nội bộ không chỉ luôn từ phía nhà quản lý tới nhân viên. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất lắng nghe nhân viên khi xem xét các ý tưởng và đề xuất của họ.

Khi nhân viên được nghe về mục tiêu, chiến lược và mục tiêu của công ty từ nhà quản lý, thì nhà quản lý cũng nên lắng nghe nhân viên để hiểu rõ hơn xem công ty hoạt động thế nào và cần cải thiện điều gì, ở tất cả các cấp.

5. Tạo văn hóa gắn kết

Văn hóa doanh nghiệp không chỉ là một văn phòng làm việc vui vẻ, mà còn là cách nhóm bạn tương tá và truyền thông với nhau và với khách hàng.

Tùy thuộc vào công việc của bạn và quy mô công ty, sẽ có các phương pháp truyền thông khác nhau.

Hãy thử những điều mới và xem cái gì phù hợp nhất cho đội nhóm bạn giao tiếp hiệu quả mà không bị mắc kẹt trong một mớ lộn xộn.

6. Giữ mật độ truyền thông vừa phải

Trong khi truyền thông cần thường xuyên và nhất quán, nó cũng không nên quá áp đảo hay khiến bạn ngạt thở.

Chia sẻ những thông tin nhóm bạn cần biết, để họ nghiên cứu và thỉnh thoảng kiểm tra xem liệu có thắc mắc hay vướng bận gì hay không.

7 .Mô hình phù hợp với nhiệm vụ

Mọi người thường chết đuối trong một mớ emal, liệu cập nhật email thực sự là cách tốt nhất để chia sẻ với nhân viên về sự thay đổi mới của công ty?

Quyết định phương thức truyền thông mà bạn muốn công ty sử dụng cho các nhiệm vụ và thông điệp khác nhau, thay vì khiến nó trở nên lộn xộn.

8. Dẫn dắt bằng ví dụ

Nếu bạn muốn nhóm mình  giao tiếp thành thật hoặc trực tiếp thay vì tích trữ thông tin hoặc gắn vào email, bạn cần tạo nên tiêu chuẩn về hành vi này.

9. Đặt câu hỏi

Đảm bảo nhân viên hiểu những điều họ được mong đợi và tư tin về vị trí của mình bằng cách đơn giản là hỏi họ xem họ làm thế nào và có cần gì để công việc trở nên tốt hơn.

Nghe thì có vẻ dễ hưng quá nhiều startup mắc phải lỗi này.

10. Nhấc điện thoại lên

Tất cả chúng ta đều bị mắc kẹt trong một chuỗi email. Hãy phá bỏ nó, nhấc điện thoại lên và gọi.

Thay vì thêm vào hộp thư đến, bạn chỉ cần một câu hỏi hay nhận xét đơn giản, hãy gọi ngay để biết câu trả lời.

11. Đừng quên mặt đối mặt

Mặc dù, mọi người sử dụng truyền thông qua tin nhắn, ví dụ như qua email, tin nhắn tức thời, thì nó vẫn còn nhiều lỗ hổng khiến mọi người hiểu lầm ý nhau.

Gặt mặt không chỉ tạo ra kết nối tốt hơn cho đội nhóm, nó còn giúp hạn chế sai lệch trong truyền thông, giúp bạn hiểu ngữ cảnh, giọng nói của cuộc nói chuyện.

12. Tìm hiểu nhân viên của bạn

Nỗ lực tìm hiểu nhân viên không chỉ giúp bạn xây dựng mối quan hệ nội bộ mà còn cho bạn ý tưởng về cách kết nối nhân viên nhằm nâng cao sự tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau.

13. Khen thưởng và công nhận nhân viên theo những cách có ý nghĩa với họ

Mọi người phản ứng với sự khuyến khích và công nhận theo những cách khác nhau. Một số người có thể thích được khen ngợi trước cả nhóm, số khác thích được công nhận trực tiếp và ít công khai hơn.

Hãy tìm hiểu nhân viên ở mức độ cá nhân, bạn có thể thúc đẩy cam kết và sự hài lòng cá nhân.

14. Nhất quán

Nếu bạn tiến hành họp theo định kỳ hoặc chính sách nào đó thì hãy gắn bó với nó.

Liên tục thay đổi chinh sách hoặc không giữ quy trình sẽ khiến mọi người phân tâm. Hãy dẫn dắt bằng ví dụ.

15. Thiết lập mục tiêu kịp thời và có thể đo lường

Cởi mở với mục tiêu công ty cũng như mục tiêu của cá nhân và đội nhóm, đảm bảo mục tiêu đều kịp thời và có thể đo lường được.

Mục tiêu giúp mọi người đoàn kết nhau và khiến cho mục tiêu của doanh nghiệp bạn trở nên rõ ràng.

16. Khuyến khích trách nhiệm giải trình

Tổ chức thời gian cho nhân viên tự thiết lập mục tiêu của mình hoặc báo cáo lại về thành tích của mình một cách thường xuyên.

Khi nhân viên trở nên công khai hơn về công việc của mình là một cách khác để truyền thông hoạt động của công ty tới hội đồng quản trị, đồng thời tăng cường sự tham gia và năng suất.

17. Yêu cầu phản hồi

Cho nhân viên thấy bạn quan tâm tới họ và công việc công ty bằng cách yêu cầu nhận xét và phản hồi tích cực về tất cả các khía cạnh của tổ chức. Có thể họ nhận thấy sự ổn định hay thành công của doanh nghiệp, còn bạn thì không.

18. Thông báo cho nhân viên về kết quả

Nhóm bạn xứng đáng được biết kết quả công việc của mình – càng nhanh càng tốt.

Đảm bảo nhân viên rõ ràng về thành công và kết quả của mình, bạn giúp tạo ra một sự hiểu biết tốt hơn về định hướng và nhận thức của công ty về những mục tích nhóm đạt được hoặc cần đạt được.

19. Triển khai mạng xã hội nội bộ

Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội lợi thế cho bạn khi khuyến khích nhân viên kết nối thông qua một hệ thống truyền thông xã hội nội bộ hoặc thông qua Facebook hoặc LinkedIn.

Khi sử dụng đúng cách, những công cụ này có thể tạo ra cảm giác gắn kết và tình bạn thân thiết đội nhóm với nhau.

20. Tạo ra sự tin tưởng

Cũng như khách hàng, đội nhóm cần tin tưởng bạn. Nó đòi hỏi thời gian và nỗ lực từ phía bạn, nhưng tầm quan trọng (và lợi ích của việc có một đội ngũ tín nhiệm tin cậy và tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của bạn là vô giá).

Làm việc với sự cởi mở và trung thực, kết nối cá nhân, bạn sẽ xây dựng thêm sự tin tưởng và hỗ trợ từ đội ngũ quý báu của mình.

 

Nguồn: phamthongnhat.com

Sưu tầm: Bích Hảo – P.DVKH