9 đặc trưng cần có của hệ thống quản trị kho bãi

Các giải pháp quản lý kho thường không giống nhau. Chìa khóa giúp bạn chọn đúng Hệ thống Quản lý Kho chính là tối đa hóa dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp không có Hệ thống Quản trị kho bãi tốt luôn phải “đấu tranh” để giữ nguồn khách hàng ổn định. Vậy bạn cần tìm kiếm gì ở một Hệ thống Quản lý Kho tốt?

Dưới đây là 9 đặc trưng mà một Hệ thống Quản trị kho bãi tốt cần có và các câu hỏi cần đặt ra khi bạn quyết định chọn mua một Hệ thống Quản lý Kho.

1. Tối đa hóa chức năng

Rõ ràng, điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu là giải pháp Hệ thống Quản lý Kho đó làm được gì cho doanh nghiệp. Khi phân tích một giải pháp Hệ thống Quản lý Kho, hãy tự đặt câu hỏi “Liệu Hệ thống Quản lý Kho này có giúp quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trở nên có hệ thống hơn không?” Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên thì một giải pháp Hệ thống Quản lý Kho tốt phải giúp bạn giải quyết được điều đó. Cụ thể, Hệ thống Quản lý Kho này phải có chức năng theo dõi những nhiệm vụ mà một nhân viên đã thực hiện (bao gồm cả địa điểm), đồng thời cho phép hiển thị trực tiếp hiệu suất làm việc của nhân viên trên màn hình.

Một Hệ thống Quản lý Kho có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn theo nhiều cách. Điều quan trọng là Hệ thống Quản lý Kho đó phải làm được nhiều việc nhất với trong khi giảm số thao tác bạn phải thực hiện.

Câu hỏi 1: Nói một cách đơn giản, giải pháp Hệ thống Quản lý Kho có giúp doanh nghiệp làm được nhiều việc hơn với ít thao tác hơn không?

 2. Dễ dàng sử dụng

Một Hệ thống Quản lý Kho dễ sử dụng sẽ giúp giảm thời gian đào tạo cho TẤT CẢ nhân viên, từ nhân viên cấp thấp cho đến quản lý cấp cao. Bên cạnh đó, một Hệ thống Quản lý Kho được thiết kế tốt cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lắp đặt và theo dõi hoạt động hàng ngày. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi với những yêu cầu mới. Nhân viên mới cũng có thể sử dụng thành thạo hệ thống trong vài giờ đồng hồ thay vì một vài tuần như trước. Quan trọng nhất, sự điều hướng rõ ràng sẽ cho phép người dùng tận dụng tối đa các chức năng của Hệ thống Quản lý Kho.

Hãy lựa chọn Hệ thống Quản lý Kho có các menu và màn hình trợ giúp đơn giản, đồng thời có thể nâng cao khả năng sử dụng. Cụ thể, hãy chắc rằng Hệ thống Quản lý Kho của bạn có dữ liệu đầu vào đơn giản, có chức năng tạo báo cáo và biểu đồ mẫu. Tương tự, bảng điều khiển tự động

cập nhật của hệ thống phải cung cấp cho người dùng quyền truy cập riêng đối với những dữ liệu quan trọng.

Câu hỏi 2: Hệ thống Quản lý Kho tiềm năng của bạn có dễ sử dụng không?

3. Hoàn chỉnh quản trị giao dịch

Một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ cho phép doanh nghiệp quản lý mọi thứ, từ khâu nhận hàng đến lúc lập biên bản kê khai hàng hóa trên tàu. Hệ thống Quản lý Kho đó phải cung cấp thông tin chi tiết về mọi thứ như sản phẩm, nguồn nhân lực và các bước giao dịch. Dưới đây là một số bước tối thiểu cần được theo dõi:

·         Quá trình nhận hàng

·         Quá trình lưu kho hàng hóa nhận được

·         Quá trình bốc dỡ hàng hóa

·         Quá trình giao hàng

·         Chu trình kiểm đếm (kiểm toán hàng tồn kho)

·         Bất kỳ thay đổi nào của sản phẩm

Khi bạn theo dõi được mọi thứ đang diễn ra trong kho của doanh nghiệp (từ nhân sự cho đến sự vận hành của các sản phẩm), bạn có thể đưa ra được những phân tích chuyên môn. Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các chính sách nhân sự hợp lý và có kế hoạch tích trữ hàng hóa hiệu quả hơn.

Câu hỏi 3: Liệu Hệ thống Quản lý Kho này có giúp tôi theo dõi và quản trị tổng thể nguồn lực doanh nghiệp được không?

4. Tính linh hoạt

Giải pháp Hệ thống Quản lý Kho phải đáp ứng được các yêu cầu về tăng trưởng và mở rộng quy mô trong tương lai của doanh nghiệp. Nếu không, đây không phải là một giải pháp dài hạn. Để xem một giải pháp có khả năng thay đổi hay không, đầu tiên cần tìm hiểu là Hệ thống Quản lý Kho đó có thích hợp với phần lớn các Hệ thống ERP hay không. Tại sao phải quan tâm đến những Hệ thống ERP khác? Bởi vì bạn có thể sẽ thay đổi hệ thống ERP khi doanh nghiệp của bạn phát triển hơn. Đây chính là yếu tố quyết định khi tiến hành lựa chọn Hệ thống Quản lý Kho. Một điểm cần lưu ý khác là liệu Hệ thống Quản lý Kho có được lắp đặt theo cấu trúc mở không. Nếu có thì Hệ thống Quản lý Kho đó có thể tương tác tốt hơn với các ứng dụng và hệ điều hành khác so với việc cố định hệ thống của DN trên một nền tảng riêng biệt.

Tính linh hoạt còn thể hiện thông qua sự tương thích với phần cứng. Một Hệ thống Quản lý Kho phải phù hợp với những phiên bản khác nhau của:

·         Máy quét RF và các thiết bị đầu cuối

·         Máy in nhãn

·         Đĩa cân

Cuối cùng, mức độ linh hoạt của Hệ thống Quản lý Kho tiềm năng còn được thể hiện khi doanh nghiệp chuyển đổi loại hình kinh doanh hoặc mở rộng quy mô sản xuất. Một Hệ thống Quản lý Kho tốt phải tương tác được với các nhà cung cấp và đại lý bán hàng ở nhiều quy mô khác nhau. Nếu việc kinh doanh của bạn thành công thì Hệ thống Quản lý Kho sẽ càng phát triển hơn nữa. Khi việc kinh doanh phát triển thì mức đầu tư của doanh nghiệp, bao gồm cả đầu tư vào Hệ thống Quản lý Kho, cũng gia tăng. Đó là lý do tại sao tính linh hoạt của Hệ thống Quản lý Kho cần được xem trọng.

Câu hỏi 4: Hệ thống Quản lý Kho tiềm năng của doanh nghiệp có tương tác với những Hệ thống ERP, các loại phần cứng, mô hình kinh doanh và quy mô khác nhau của doanh nghiệp không?

5. Có hệ thống đo lường (metrics) hữu ích và dễ hiểu

Dữ liệu đóng vai trò quan trọng và cách hiển thị dữ liệu cũng vậy. Để theo dõi hiệu suất của Hệ thống Quản lý Kho, doanh nghiệp cần phải hiểu được nội dung dữ liệu. Một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ cho phép bạn xuất báo cáo và hiển thị biểu đồ về tình hình hoạt động của kho hàng một cách dễ dàng. Ví dụ, một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ cho phép nhà quản trị theo dõi hiệu suất của từng nhóm nhân viên và kho hàng theo thời gian thực. Từ đó có thể so sánh hiệu suất của từng nhóm nhân viên (ca sáng, ca chiều, giao nhận…) và tổ chức hoạt động (bộ phận phía đông, bộ phận phía tây…). Hệ thống cũng cho phép nhà quản trị đo lường hiệu suất của từng nhân viên theo các tiêu chuẩn khác nhau, bao gồm cả tốc độ và kỹ năng.

Câu hỏi 5: Hệ thống Quản lý Kho này có cung cấp hệ thống đo lường hữu ích và dễ hiểu không? Liệu tôi có thể thiết lập các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên những hệ thống đo lường này không?

6. Tính liên kết với Hệ thống ERP

Hệ thống Quản lý Kho của bạn phải tương tác liên tục với Hệ thống ERP để giữ cho việc kinh doanh được thông suốt, do đó hệ thống mà bạn đầu tư phải tương thích với Hệ thống ERP hiện tại của doanh nghiệp. Khi chọn một Hệ thống Quản lý Kho, hãy kiểm tra xem nó có tương thích với các giải pháp kinh doanh như Activant, Infor, JD Edwards, MS Dynamics hoặc Oracle hay không. Thêm vào đó, nhà cung cấp Hệ thống Quản lý Kho cũng cần có trình độ chuyên môn trong việc phát triển thêm tính liên kết với hệ thống ERP.

Câu hỏi 6: Hệ thống Quản lý Kho của tôi có liên kết với các hệ thống ERP khác không?

7. Kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống

Để biết được một Hệ thống Quản lý Kho tốt đến mức nào, bạn có thể hỏi thăm những người đã từng sử dụng hệ thống đó. Hãy yêu cầu danh sách khách hàng tham khảo. Khi trao đổi với những khách hàng này, hãy tập trung bàn về quá trình sử dụng hệ thống. Tất cả những điều đó có đáp ứng được kỳ vọng của doanh nghiệp không? Loại hình hỗ trợ khách hàng nào đang có, và làm cách nào người dùng có thể đánh giá mức độ chăm sóc khách hàng mà họ nhận được? Dịch vụ hậu mãi của nhà cung cấp ra sao?

Hãy ra ngoài và gặp gỡ nhiều loại khách hàng khác nhau. Xem thử hệ thống được sử dụng như thế nào khi có một số điều chỉnh nhất định. Tất nhiên cũng cần nhận thức rằng nhu cầu của doanh nghiệp này sẽ khác với những doanh nghiệp khác. Nếu có thể, hãy thực hiện việc viếng thăm này mà không có bất kỳ nhân viên bán hàng nào thuyết trình cho bạn để đảm bảo tính chân thực.

8. Giá trị ROI

Giá cả chỉ là một phần nhỏ trong tổng chi phí sở hữu. Chức năng, tính linh hoạt, tính liên kết, khả năng mở rộng, tính dễ sử dụng, dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nhiều tính năng khác bắt đầu cũng cần được xem xét. Khi chọn một Hệ thống Quản lý Kho, bạn cần xác định tầm quan trọng của những nhân tố trên. Hãy nhớ rằng, chi phí trả trước thấp nghe có vẻ hấp dẫn thật nhưng tổng chi phí trong dài hạn sẽ tốn kém hơn nhiều nếu giải pháp Hệ thống Quản lý Kho hoặc nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Trong thực tế, lựa chọn một Hệ thống Quản lý Kho chất lượng thấp sẽ khiến bạn tốn kém nhiều hơn là tiết kiệm vì bạn phải cố gắng sửa các lỗi tích hợp hoặc tùy chỉnh công việc dựa trên Hệ thống Quản lý Kho. Đó là lý do tại sao cần xem xét giá trị tổng thể của giải pháp Hệ thống Quản lý Kho. Liệu Hệ thống Quản lý Kho có giá cao hơn một chút có giá trị vượt trên sự mong đợi hiện tại của doanh nghiệp không? Nếu có, giá trị đó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều hơn trong suốt dòng đời sản phẩm, dù cho chi phí đầu tư ban đầu có cao hơn các giải pháp giá rẻ khác chăng nữa.

9. Cam kết lưu kho và hoạt động logistics

Trong nhiều trường hợp, các nhà cung cấp thường có sẵn các giải pháp Hệ thống Quản lý Kho dành cho khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực và có những yêu cầu khác nhau. Điều này sẽ cho phép các nhà cung cấp đa dạng hóa dịch vụ của họ, nhưng nó cũng hạn chế khả năng chuyên sâu của hệ thống. Cách cụ thể để đánh giá cam kết này là theo dõi xem Hệ thống Quản lý Kho của nhà cung cấp có được nâng cấp thường xuyên, liên tục, rộng rãi và bao quát hay không? Họ có chủ động tiếp nhận phản hồi từ khách hàng không? Họ có nhanh chóng nắm cơ hội khi thị trường thay đổi không? Họ có nâng cấp hệ thống và cập nhật phiên bản mới miễn phí không?

Một Hệ thống Quản lý Kho tốt có thể thực hiện thành thạo những thao tác cốt yếu của việc xuất nhập kho như lập bản kê khai hàng hóa, theo dõi lộ trình xe tải…

Chọn đúng Hệ thống Quản lý Kho sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Mặt khác, chọn sai Hệ thống Quản trị kho bãi có thể gây tổn hại đến dịch vụ khách hàng và danh tiếng của doanh nghiệp, kéo theo sự sụt giảm năng suất do gia tăng chi phí. Sự khác biệt giữa việc chọn mua giữa Hệ thống Quản trị kho bãi phù hợp hay không phù hợp chỉ đơn giản là bạn có biết cách đặt câu hỏi hay không.

Nguồn: quantrikhobai.blogspot.com 

Sưu tầm: A.Văn – BP. Kho