Cảm ơn trong văn hoá công sở Nhật: CHUYÊN MỤC, KỸ NĂNG CÔNG SỞ, VĂN HOÁ CÔNG TY NHẬT

Trong quá trình làm việc tại các công ty Nhật lời cảm ơn và xin lỗi là điều không thể thiếu để thể hiện cảm xúc và tấm lòng đối với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác. Văn hoá xin lỗi đã được đề cập rất nhiều trong các bài viết trước đây nên lần này,chúng ta sẽ bàn về việc cảm ơn trong văn hoá công sở Nhật.

1. Sự quan trọng của lời cảm ơn trong văn hoá Nhật

Ở Nhật, trẻ em thường được dạy nói từ “cảm ơn” và “làm ơn” khi giao tiếp để thể hiện sự tôn trọng và gây thiện cảm với đối phương. Khi trưởng thành, bắt đầu đi làm ở môi trường công sở thì lời cảm ơn càng trở nên quan trọng hơn, nhất là trong một xã hội khá khắt khe trong việc kính trên nhường dưới, biết trước biết sau như Nhật Bản.

Vậy tại sao lời cảm ơn lại quan trọng như thế trong văn hoá Nhật Bản, TOMONI xin được giải thích rõ trong phần này.

• Lời cảm ơn giúp xây dựng mối quan hệ trong công ty. Khi đi làm, nếu chúng ta thường xuyên biết ơn và nói cảm ơn với đồng nghiệp, cấp trên thì chắc hẳn sẽ tạo được thiện cảm và dễ dàng làm việc với nhau hơn về sau này. Ví dụ, tuy người Nhật nghĩ giao việc cho cấp dưới là điều hiển nhiên nhưng sau khi hoàn thành việc, hầu hết nhân viên cấp dưới sẽ nhận được lời cảm ơn từ cấp trên. Điều này làm cho mối quan hệ trên dưới khắt khe trong công ty Nhật được giảm đi phần nào.

• Lời cảm ơn giúp con người có suy nghĩ tích cực hơn. Việc bạn luôn cảm thấy biết ơn sẽ giúp bạn duy trì suy nghĩ tích cực. Điều này làm bạn nhận ra những việc người khác làm cho mình, tạo sự tôn trọng lẫn nhau và giảm xu hướng suy nghĩ tiêu cực. Nếu như một công ty có những nhân viên có suy nghĩ tích cực thì hẳn sẽ đưa ra được nhiều giải pháp và khắc phục nếu công ty có rơi vào tình trạng khó khăn.

2. Làm sao để truyền đạt sự chân thành khi cảm ơn

Sự chân thành trong lúc cảm ơn được thể hiện qua lời nói, cách hành văn và qua cả ánh mắt, cử chỉ, hành động. Người Nhật thường không nhận ra rằng việc họ nói quá nhiều từ “cảm ơn” vô tình khiến nó thành câu cửa miệng và trở thành thói quen.

• Sự chân thành khi cảm ơn được thể hiện qua lời nói, cử chỉ và cách hành văn. Ví dụ, khi khách hàng phản hồi không tốt về dịch vụ hoặc sản phẩm thay vì nói: “Vâng, chúng tôi xin lỗi. Rất hân hạnh được gặp lại quý khách ” thì đa số người Nhật sẽ trả lời rằng: “Cảm ơn quý khách đã quan tâm! Chúng tôi sẽ xem xét lại. Rất hân hạnh được gặp lại quý khách”, kèm theo đó là cái cúi đầu và gương mặt biểu cảm thì chắc hẳn phía người nói và người nghe cũng sẽ vui vẻ đón nhận một cách nhẹ nhàng hơn.
• Sự chân thành khi thể hiện lòng biết ơn còn thể hiện qua cách thức nói lời cảm ơn. Ví dụ thay vì nói lời cảm ơn một cách đơn thuần bằng lời nói, thì bạn cũng có thể gửi mail, viết một lá thư tay nhỏ xinh hoặc là một tấm bưu thiếp, kèm một món quà nho nhỏ thì đối phương sẽ cảm nhận được sự chân thành hơn. Điều đó chứng tỏ đôi khi sự chân thành trong cảm ơn còn thể hiện qua hiện vật.

3. Những lưu ý khi nói lời cảm ơn

Tuy lời cảm ơn ai cũng có thể nói lời cảm ơn, nhưng khi thể hiện lòng biết ơn, chúng ta cũng nên lưu ý những điểm sau.

• Ngay lập tức nói lời “cảm ơn”. Giống như việc xin lỗi, hay bất cứ ngôn từ thể hiện cảm xúc nào, cần phải nói ngay lập tức để truyền đạt cảm xúc. Điều này khiến đối phương dễ dàng cảm nhận được tình cảm của bạn hơn. Hơn nữa, cảm xúc qua rồi mà không nói ngay thì thật là thất lễ. Bạn nên nhìn vào mắt đối phương, nhoẻn miệng cười và nói nhẹ nhàng “cảm ơn”. Không nên chần chừ, mắt nhìn xuống đất và nói lí nhí cảm ơn họ.
• Nhắc lại lời cảm ơn. Ví dụ bạn gửi mail, hoặc viết thư để cảm ơn, dù đầu thư bạn đã cảm ơn rồi, nhưng để kết thúc mail hoặc lá thư, nên cảm ơn một lần nữa. Cho dù đối phương có nói rằng “Ngại ghê” hoặc là “Tôi có làm được gì đâu” hay là “Bạn khách sáo quá!”, nhưng có lẽ bên trong họ lại cảm thấy vô cùng vui và cảm kích vì những lời cảm ơn này.
• Cần nói cảm ơn một cách cụ thể. Khi nói lời cảm ơn, thay vì tập trung vào cảm xúc của mình, hay nói nhiều hơn về hành động của đối phương. Thay vì chỉ nói “cảm ơn” hãy nói thêm như “việc anh/chị làm khiến cho công việc của tôi suôn sẻ hơn” “tôi đã có thể làm tốt hơn nhanh hơn công việc được giao”. Khi nói cụ thể về những điều đối phương làm cho bạn là gì, có ý nghĩa ra sao, bạn cảm thấy vui như thế nào, kết quả của sự giúp đỡ này là gì, bạn sẽ giúp đối phương thấy rằng những điều họ làm vô cùng có ích và bạn trân trọng những gì họ đã làm.

    4. Các mẫu email cảm ơn

Nói lời cảm ơn sẽ dễ dàng hơn là viết mail cảm ơn, hơn thế nữa lại là trong môi trường công sở. Nhìn vào nội dung mail, đối phương có thể cảm nhận được thái độ và sự chân thành, đồng thời cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ. Tuỳ vào từng đối tượng mà sẽ có cách hành văn khác nhau. Nhất là trong tiếng Nhật còn có tôn kính ngữ khiêm nhường ngữ, câu từ và thể động từ sẽ càng được đặc biệt lưu ý. Sau đây là các mẫu mail cảm ơn cho từng đối tượng.

• Mail cảm ơn đối với cấp trên

Mail cảm ơn sếp vì đã cùng đồng hành khi gặp khách hàng

Khi viết email cảm ơn cho sếp của bạn, hãy cho sếp biết ấn tượng để lại trong bạn và định hướng trong tương lai. Điều này sẽ khiến sếp cảm thấy bạn có động lực làm việc hơn và cảm thấy bạn đáng tin cậy hơn. Tuy nhiên, email này chỉ nên được sử dụng khi sếp của bạn vắng mặt hoặc ở một tầng khác khiến bạn không thể gặp sếp. Nếu bạn ở cùng một tầng, sẽ lịch sự hơn để cảm ơn nếu bạn gặp trực tiếp.

• Cảm ơn đối với đồng nghiệp

Cảm ơn đồng nghiệp vì giúp soạn giấy tờ

Không nên sử dụng từ ngữ trong các cuộc trò chuyện hàng ngày chỉ vì đây là một mối quan hệ thân thiết. Để được đánh giá cao sự chân thành, bạn nên sử dụng những từ lịch sự trong email cảm ơn để truyền đạt tấm lòng của bạn.

• Cảm ơn đối với đối tác

Ví dụ mail cảm ơn vì đã đến buổi gặp mặt tại công ty của mình

Dĩ nhiên, khi gửi email cảm ơn, dù đã đánh giá cao, nhưng cũng nên đề cập đến các vấn đề phát sinh trong ngày, cách bạn trả lời các yêu cầu của khách hàng và những gì bạn sẽ làm trong tương lai, và đồng thời dẫn dắt bằng một câu khiến đối tác sẽ dễ dàng đến công ty vào các lần sau.

Tổng kết

Việc nói cảm ơn là một điều cần thiết trong môi trường công sở Nhật. Lời cảm ơn khác nhau và thay đổi linh hoạt tuỳ vào mối quan hệ trong và ngoài công ty, nhưng dù ở trường hợp nào, chúng ta cũng nên truyền đạt cảm xúc của mình một cách chân thành. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn khi đi làm tại công ty Nhật.

Nguồn: tomonivj.jp

Sưu tầm: Văn Phát – Tổ Kỹ Thuật