CÁCH CẮT GIẢM CHI PHÍ CHUỖI CUNG ỨNG

Độ lớn và sự đa dạng của các hoạt động chuỗi cung ứng nghĩa là mỗi cá nhân hoạt động kinh doanh để kiếm lợi nhuận cần phải hiểu "chi phí phục vụ" đối với những loại khách hàng khác nhau, những loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau mà công ty đang cung cấp cho họ. Nếu thất bại trong việc xác định nhu cầu khách hàng một cách đúng đắn, doanh nghiệp bạn sẽ đưa ra những dịch vụ với mức giá sai. Nguy hiểm là khi khách hàng của bạn sẽ bỏ đi hoặc bạn sẽ bị phá sản – hoặc, cả hai.

 

Doanh nghiệp bạn không cần thiết phải là một tập đoàn khổng lồ để tiết kiệm những khoảng chi phí  chuỗi cung ứng lớn. Chúng tôi giới thiệu 7 lĩnh vực dưới đây đưa ra những cơ hội cắt giảm chi phí quan trọng cho ở mọi cỡ doanh nghiệp và mọi ngành công nghiệp.

 

     Lợi nhuận của công ty bạn có thể tăng chóng mặt nếu bạn có thể đạt được đủ mức tiết kiệm trong chi phí chuỗi cung ứng. Việc nổ  lực để tăng khoảng tiết kiệm từ 2 triệu đến 10 triệu đô la Mỹ là chuyện bình thường, phụ thuộc vào độ lớn của doanh nghiệp.

 

Tuy nhiên, để đạt mức tiết kiếm này, bạn phải biết cần phải xem xét vấn đề ở đâu. Bài viết này sẽ thảo luận, có tổng cộng 7 khu vực liên tục có những cơ hội để cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp ở bất cứ độ lớn hay ngành công nghiệp nào.Vì 7 cơ hội này ứng dụng vào hầu hết tất cả lĩnh vực trong quản trị chuỗi cung ứng, bạn có thể có cách tiếp cận hệ thống để liên tục cải tiến.

 

Điều này rất quan trọng và cho phép mở rộng phạm vi kiểm soát chuỗi cung ứng của doanh nghiệp đến cả nhà cung cấp và khách hàng. Một cách tiếp cận hệ thống cũng rất quan trọng vì những yêu cầu khác nhau mà người quản lý chuỗi cung ứng cần phải nắm: số lượng lớn và số lượng nhỏ; những đơn hàng lớn, nhỏ, những lần giao hàng thường xuyên/không thường xuyên, quản lý nhiệt độ, vị trí thành phố, vùng nông thôn, và danh sách được liên tục kéo dài.

 

     Tuy nhiên, trước khi bạn nhìn và những mối cơ hội để tiết kiệm chi phí cho chuỗi cung ứng, hãy xem xét việc này: Độ lớn và sự đa dạng của các hoạt động chuỗi cung ứng nghĩa là mỗi cá nhân hoạt động kinh doanh để kiếm lợi nhuận cần phải hiểu "chi phí phục vụ" đối với những loại khách hàng khác nhau, những loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau mà công ty đang cung cấp cho họ. Đây là 3 ví dụ cho thấy chi phí phục vụ của chuỗi cung ứng khác nhau phụ thuộc vào loại kinh doanh:

 

     Xi măng: vận chuyển vật liệu xây dựng đến công trường là một việc phức tạp. Thông thường, thời gian vận chuyện cần chính xác, vì nhân công và thiết bị đã được chuẩn bị sẵn vào thời gian nhất định để xử lý vật liệu.

 

     Siêu thị: khó khăn thường xảy ra không chỉ ở thời điểm giao hàng, mà còn về tính năng của sản phẩm. Nhiều siêu thị thường chỉ đặt pallet đối với mỗi sản phẩm.

 

      Giao hàng tận nhà: phân phối thường phức tạp và tốn kém, không chỉ vì kích cỡ đơn hàng và  giá trị thường ít (và vì thế phần trăm chi phí phân phối so với doanh số cao), nhưng cũng vì khách hàng thường xuyên không có nhà. Điều này dẫn đến việc phải giao hàng nhiều lần và gây nhiều tốn kém hơn.

 

Sự  khác biệt được đề cập ở trên cho thấy, điều quan trọng là bạn cần phải hiểu khách hàng của mình để có thể thiết lập những sản phẩm, dịch vụ phù hợp để đáp ứng nhu cầu của họ với mức chi phí tốt nhất. Nếu bạn thất bại trong việc xác định nhu cầu khách hàng một cách đúng đắn, bạn sẽ đưa ra những dịch vụ với mức giá sai.Nguy hiểm là khi khách hàng của bạn sẽ bỏ đi hoặc bạn sẽ bị phá sản – hoặc, cả hai.

 

     Với một cách tiếp cận hệ thống và một sự thấu hiểu sâu về chi phí phục vụ trong đầu, chúng ta hãy xem xét 7 lĩnh vực sẽ luôn luôn cho bạn những cơ hội để cắt giảm chi phí dù doanh nghiệp bạn lớn hay nhỏ

 

1.  Dịch vụ  khách hàng

 

     Cho họ  điều họ thực sự  muốn, không chỉ điều  bạn nghĩ họ muốn

 

Những yêu cầu của khách hàng của bạn sẽ tạo ra chiến lược và cấu trúc chuỗi cung ứng. Đây là một ứng dụng rõ ràng của các nguyên tắc marketing: cung cấp cho khách hàng những thứ họ cần và tránh tăng chi phí cho những thứ họ không thấy có giá trị. Mặc dù điều này nghe có vẻ đơn giản, những ví dụ thực tế của doanh nghiệp có thể thấu hiểu từ đầu đến cuối cũng khá nhiều. Đây là một số ví dụ:

 

     Ví dụ  1: Một doanh nghiệp tiến hành chính sách giao hàng trong 1 ngày cho tất cả khách hàng của mình – dù mỗi khách hàng có cần điều đó hay không. Doanh nghiệp hiện đang lãng phí cho nhà vận chuyển tốc hành bởi việc "phục vụ quá mức" một số khách hàng của mình.

 

     Ví dụ  2: "Vào ngày thứ 2 chúng tôi giao hàng phía Bắc, thứ 3 chúng tôi giao đến phía Tây, thứ tư phía  Đông, thứ năm phía Nam và thứ sáu chúng tôi sẽ dành cho những đơn hàng khẩn cấp. Đơn vị phân phối nào tuân thủ nguyên tắc này hoàn toàn không có bất cứ chính sách hoặc nguyên tắc nào cả, và nó đã làm mất sự hài lòng của khách hàng chỉ vì muốn giao hàng thuận tiện.

 

     Ví dụ  3: Để giảm số khách hàng gọi điện đến để phàn nàn, một nhà phân phối đã giao hàng miễn phí cho họ. Khoảng doanh thu mất đi cho việc này khoảng 500,000 đôla Mỹ/năm. Cả nhà phân phối và những người khách hàng của họ sẽ tốt hơn nếu nhà phân phối có thể loại bỏ những phàn nàn bằng cách bảo đảm những vấn đề tương tự sẽ không xảy ra lần nữa.

 

     Điều quan trọng là hãy nhớ khi những khách hàng thấy giá trị trong một mức độ dịch vụ nào đó, họ sẽ sẵn sàng trả tiền cho nó. Thật vậy, họ sẽ vui vẻ trả khi nó có thể giúp họ trong công việc của mình.Hãy đảm bảo toàn bộ tổ chức của bạn hiểu điều này để đạt được lợi ích.

 

2.  Chiến lược chuỗi cung ứng

 

Mục tiêu nên định hướng chiến lược, và chiến lược nên định hướng thực hành - chứ không phải ngược lại.

 

    Một khi bạn có sự hiểu biết rõ ràng nhu cầu của khách hàng của mình, bạn cần tiếp tục việc xác định chiến lược chuỗi cung ứng để đạt được những mục tiêu kinh doanh trong khi duy trì những dịch vụ bạn đã cam kết với khách hàng.

 

     Nếu bạn đang tự hỏi liệu công ty của mình đã tiếp cận sai cách, thì hãy hỏi bản thân nếu như bạn có gặp phải những vấn đề sau:

 

•   Bạn hoàn toàn không có văn bản nào về chiến lược chuỗi cung ứng hoặc chiến lược không được truyền thông rộng rãi.

 

•   Nếu doanh nghiệp bạn nghĩ về "chuỗi cung ứng" chỉ liên quan đến 1 hoặc 2 phòng ban (ví dụ như mua hàng hoặc sản xuất) thay vì liên quan đến toàn doanh nghiệp (bao gồm giao nhận, marketing, bán hàng, nghiên cứu và phát triển, ...)

 

•   Có sự liên quan lẫn nhau giữa sự bất mãn của khách hàng trong và ngoài doanh nghiệp tới chi phí và dịch vụ

 

•   Nhiều dự án chuỗi cung ứng được quản lý theo mô hình rất rời rạc

 

Một chiến lược chuỗi cung ứng là một sinh vật sống.Nó cần được thay đổi để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty và nhu cầu khách hàng, và nó cần phải linh hoạt để định hướng những quyết định chiến thuật tối ưu nhất. Tuy nhiên, dù trong bất kỳ giai đoạn nào, chiến lược chuỗi cung ứng cũng cần phải rõ ràng và chi tiết. Nếu được như vậy, bạn sẽ có thể quyết định ngay lập tức khi nào cần đưa ra những quyết định nào bằng cách hỏi bản thân "liệu điều này có thích hợp với mục tiêu chiến lược của mình không?"    

 

Khi chiến lược đã được xác định rõ ràng và các chiến thuật cũng như kế hoạch hoạt động phù hợp với những điều đó, bạn sẽ tránh khỏi việc hao tốn chi phí vào những hoạt động không đóng góp cho mục tiêu của mình.

 

3.  Hoạch định kế hoạch sản xuất và bán hàng (S&OP)

 

Hãy xây dựng quy trình đúng trước rồi xác định hệ thống sau.

 

S&OP là quy trình chia sẻ thông tin và mang nhân sự gần nhau hơn trong một kế hoạch rõ ràng được thiết lập giữa các phòng chức năng. Nhân viên thường nhầm S&OP với những công cụ phức tạp và đắt tiền, nhưng quy trình phải được thiết lập trước, chứ không phải hệ thống.Nếu bạn chưa nghĩ về quy trình của mình thông suốt thì ngay cả những phần mềm đắt tiền nhất thế giới cũng không hiệu quả.

 

  S&OP là một khái niệm rõ ràng nhưng không phải đơn giản để thực hiện. Những dấu hiệu cho thấy bạn có thể gặp vấn đề với quy trình S&OP của mình bao gồm:

 

•   Mức độ  hàng tồn kho quá hạn cao

•   Kế hoạch cung cầu và kế hoạch sản xuất thường xuyên thay đổi

•   Số lượng SKUs liên tục tăng

•   Mức độ chính xác của dự báo thấp - hoặc không thể đưa ra dự báo

 

Cải tiến tình hình có thể rất đơn giản. Đối với một nhà phân phối phụ tùng xe hơi, một sự thay đổi nhỏ trong cách đưa ra dự báo lại là một bước cải tiến lớn, thậm chí họ vẫn sử dụng bảng tính để dự báo nhu cầu cho hơn 20,000 SKU của mình.

 

     Đối với những doanh nghiệp khác, giải pháp có thể  phức tạp hơn, bắt đầu bằng việc phát triển việc hoạch định dài hạn, phân loại sản phảm theo doanh số và thiết lập "hàng rào" thời gian cho sản xuất (hạn chót để quyết định liệu dự đoán về doanh số có thể thay đổi không hoặc nếu kế hoạch mua hàng và sản xuất không thể bị thay đổi).

 

Những lợi ích về chi phí nào có thể đạt được nếu bạn xây dựng thành công quy trình S&OP? Lợi ích bao gồm việc cải tiến vòng luân chuyển hàng hóa, giảm bớt những rủi ro và chi phí bất ngờ, và, dĩ nhiên, tăng doanh số và lợi nhuận.

 

4.  Thiết kế hệ thống chuỗi cung ứng

 

     Giữ chi phí thấp và mức độ tin cậy cao bằng cách thiết kế  hệ thống để giảm việc di chuyển sản phẩm.

 

     Hãy nghĩ về hình dáng của chuỗi cung ứng của mình bằng cách hình dung chuỗi cung ứng với 2 đầu: nhà cung cấp và khách hàng. Khách hàng và dịch vụ bạn cung cấp cho họ ở 1 đầu và địa điểm của nhà cung cấp ở đầu kia để hình dung bạn nên xây kho để phục vụ cho khách hàng của mình. Hệ thống càng không chắc chắn - ví dụ, vì nhà cung cấp ở xa - càng nhiều hàng càng phải được lưu kho để đảm bảo việc cung cấp được liên tục.

 

Nhưng đó lại chính là điều bạn muốn tránh, vì một trong những điều kiện quan trọng của 1 hệ thống phân phối hiệu quả và tiết kiệm là giảm việc xử lý sản phẩm. Mỗi lần "xử lý" sản phẩm từ địa điểm cung cấp đến tay khách hàng đều làm tăng chi phí, tăng rủi ro sai sót và hư hỏng. Thiết kế hệ thống không đầy đủ có thể dẫn đến việc phát triển quá nhiều địa điểm lưu kho và không tận dụng hết khả năng của các trung tâm phân phối.Kết quả là chi phí phân phối cao và dịch vụ khách hàng kém.

 

     Phương pháp để đạt được thiết kế tối ưu giúp giảm số lần xử lý hàng hóa trong khi vẫn đảm bảo mức độ dịch vụ đã cam kết có thể được tóm tắt như sau:

 

1.Thiết lập những gói dịch vụ khách hàng (nút thắt đầu tiên)

 

a. Vị trí khách hàng và thời gian cần thiết

b. Mức đòi hỏi dịch vụ

 

2. Thiết lập điểm cung cấp/ thời gian cần thiết (nút thắt cuối cùng)

 

3. Xác định khả năng của hệ thống hiện tại

 

a. Chi phí vật dụng

b. Chi phí tồn kho

c. Chi phí vận chuyển (đến và đi)

d. Mức độ dịch vụ

 

4. Kiểm tra và xem xét các lựa chọn cho hệ thống có chi phí thấp nhất.

 

5. Xem xét việc thay đổi hệ thống,  nếu lợi ích mang lại đủ lớn

 

Để có thể xem xét lại hệ thống chuỗi cung ứng đòi hỏi phần mềm mô phỏng hệ thống và những phân tích cẩn thận. Công cụ phân tích phù hợp sẽ giúp bạn xem xét nhiều lựa chọn về chi phí và dịch vụ hơn để đảm bảo hệ thống tối ưu và nhưng thay đổi về nhu cầu, chi phí nguyên vật liệu, hoặc thay đổi về gói dịch vụ khách hàng đã được xem xét trong quá trình tính toán.

 

6. Thuê ngoài gia công

 

Cả 2 bên đều có thể có ích từ mối quan hệ đối tác vững chắc và linh hoạt.

Khoảng 85% các doanh nghiệp thuê ngoài một số phần trong hoạt động chuỗi cung ứng của mình.2 phần chính thường được thuê ngoài là nhà kho và vận chuyển. Một lý do cơ bản cho điều này là người quản lý tin rằng doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí bằng cách thuê ngoài. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng, vì doanh nghiệp chỉ tiết kiệm được chi phí khi nhà cung cấp dịch vụ có kỹ năng và kinh nghiệm nhiều hơn.

 

     Ngoài việc tiết kiệm chi phí, một số lý do khác bao gồm:

 

-    Dịch vụ được thuê ngoài không phải là hoạt động chính và chi phối sự tập trung của toàn doanh nghiệp với hoạt động cốt lõi của mình.

-    Việc kinh doanh đang mở rộng nhanh chóng và việc thuê ngoài là phương pháp hiệu quả và nhanh chóng để tiếp cận được nhiều không gian, công nghệ và những nguồn lực khác.

-    Việc kinh doanh đòi hỏi mức độ linh hoạt lớn trong nguồn lực và cấu trúc chi phí.

-    Việc kinh doanh cần tiếp cận những kỹ năng chuyên môn, trang thiết  bị hoặc công nghệ mà không muốn phải đầu tư những tài sản này.

 

     Yếu tố quan trọng nhất cần phải thực hiện tốt là chi tiết dịch vụ bao gồm các yếu tố như tần suất và khối lượng của những đơn hàng và những điều kiện cụ thể như đóng gói, di chuyển và quản lý nhiệt độ,... Bước đầu tiêu để xây dựng đặc tính sản phẩm cần phải đủ rõ ràng để tránh phần lớn các vấn đề về gia công như chi phí cao hơn mong đợi, mức độ dịch vụ kém, hoặc những mong đợi không  giống nhau.

 

Một mối quan hệ với bên thuê ngoài thành công là quan hệ mà cả 2 bên đều đạt được những gì mình muốn thông qua sự hợp tác linh hoạt. Là khách hàng, bạn có dịch vụ ổn định với mức chi phí trong kế hoạch (và khả năng có lợi về chi phí so với quyết định không thuê ngoài) và nhà cung cấp dịch vụ có thể đạt được biên độ lợi nhuận mong đợi

 

7. Tối ưu hóa tài sản

 

Đạt được năng suất cao hơn với số tài sản ít hơn.

 

     Nguyên tắc cơ bản, càng nhiều tài sản được dùng trong chu kỳ 24 tiếng càng tốt. Tài sản không được sử dụng tối ưu, như đội xe, nhà xưởng, hoặc tồn kho nghĩa là lợi nhuận trên đầu tư kém và đầu tư không hiệu quả.

 

-    Thay vì giao hàng vào buổi sáng sớm và để đội xe đứng yên cả ngày, một số hiệu bánh sử dụng ít xe hơn và sắp xếp việc giao hàng thành nhiều lần trong ngày. Siêu thị được giao hàng nhiều lần trong ngày, việc kinh doanh thực phẩm có thể nhận giao hàng trễ và một vài khách hàng sẵn sàng lựa chọn việc giao hàng vào buổi tối.

-    Một nhà bán lẻ lớn thuê ngoài đội giao hàng để giao hàng từ trung tâm phân phối đến các cửa hàng của họ. Cấu trúc chi phí ban đầu là giá/mỗi xe giao hàng, mức chi phí như nhau bất kể xe có chở đầy hàng không. Điều này không khuyến khích công ty vận chuyển tối ưu hóa đội xe của mình. Bây giờ, mức phí được tính theo pallet, tính hiệu quả của đội xe tăng và chi phí cho nhà bán lẻ được giảm xuống.

 

Một doanh nghiệp sản xuất nước uống rất lớn vào mùa cao điểm ngày Giáng Sinh.Nếu đảm bảo đủ diện tích lưu kho cho khoảng thời gian cao điểm này nghĩa là hệ thống có mức tối ưu diện tích rất thấp vào khoảng thời gian khác của năm. Do đó, trong khoảng thời gian trước Giáng Sinh, doanh nghiệp đã thuê thêm kho và chỉ phải trả chi phí cho vài tháng thay vì cả năm.

 

8. Đo lường hiệu quả hoạt động

 

     Đo lường nhưng số liệu quan trọng để quản lý và cải tiến chúng.

 

Điều thật sự quan trọng tới việc kinh doanh chính là mục tiêu tối ưu của chuỗi cung ứng.Đó chính là điều cần phải quản lý thường xuyên và đồng bộ để doanh nghiệp có thể đưa ra những mục tiêu thực tế cho việc cải tiến.Sau đó, bạn có thể chọn những thước đo KPIs phù hợp giúp bạn đo lường hoạt động so với mục tiêu đề ra.Đồng thời, doanh nghiệp có thể kết hợp điều đó vào văn hóa doanh nghiệp, để giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu của mình.

 

Những tổ chức khác nhau có thể có những KPIs khác nhau.Những KPIs tốt cho doanh nghiệp này chưa chắc có ích cho doanh nghiệp khác, vì thế không nên áp dụng toàn bộ những KPIs được sử dụng của doanh nghiệp khác.Hãy trải qua giao đoạn thiết lập mục tiêu của riêng mình và sau đó xác định những KPIs giúp doanh nghiệp đo lường được những hoạt động cần thiết.

 

     Bạn sẽ biết được mình có những KPIs tốt cho chuỗi cung ứng khi:

 

-    KPIs được nhìn nhận là cần thiết và phù hợp trong cả doanh nghiệp

-    KPIs được theo dõi và hiểu giống nhau giữa các phòng ban

-    KPIs được sử dụng để khuyến khích việc cải tiến hoạt động

-    Và cuối cùng, hoạt động của chuỗi cung ứng được cải tiến

 

Hoạt động chuỗi cung ứng được cải tiến nghĩa là doanh nghiệp có được lợi nhuận trên đầu tư nhiều hơn.Điều này cũng đạt được khi doanh nghiệp đảm bảo hoạt động như trước đây nhưng với mức chi phí thấp hơn.

 

Vài nguyên tắc cơ bản vẫn hữu ích

 

     Theo kinh nghiệm của tác giả, khi doanh nghiệp tập trung vào 7 lĩnh vực này trong quản trị chuỗi cung ứng, doanh nghiệp sẽ nhận ra được những cách cắt giảm chi phí rất quan trọng. Không phải trong doanh nghiệp của bạn, tất cả đều gặp vấn đề cần "sửa".Tuy nhiên, hầu hết tất cả doanh nghiệp đều cần đầu tư thời gian vào tối thiểu 2 hoặc 3 yếu tố. Bất kể doanh nghiệp tập trung vào yếu tố nào, hầu hết các nguyên tắc cơ bản trong việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả vẫn áp dụng được: thấu hiểu nhu cầu khách hàng, xác định đúng mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, tiến hành dựa trên chiến lược và đo lường kết quả để doanh nghiệp có thể liên tục cải tiến toàn bộ quy trình.

 

Trích với sự cho phép từ sách Bí mật chuỗi cung ứng: sách hướng dẫn hàng đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng triệu đô, của Rob O'Byrne.

 

     Rob O'Byrne là sáng lập và là ông chủ công ty tư vấn Logistics Bureau, văm phòng tại Sydney, Australia. Kinh nghiệm của ông bao gồm giám sát 1.300 dự án chuỗi cung ứng trên 20 quốc gia trong vòng 15 năm qua. Ông cũng là một thành viên của các nhà quản trị chuỗi cung ứng chuyên nghiệp của Mỹ.

 

 

Nguồn: giaiphapgiaothong.com/blogs

Sưu tầm: Thị Quyền- TT Phú Mỹ Hưng