Cách xin lỗi từng bước

Bạn đã biết một lời xin lỗi không thành thật có thể tàn phá các mối quan hệ của bạn. Bây giờ, đây là lúc để tìm hiểu những gì tạo thành một lời xin lỗi hoàn chỉnh để bạn biết cách xin lỗi vào lần tiếp theo khi tình huống xảy ra.

Dưới đây là năm bước để xin lỗi của nhà tâm lý học Steven Scher và John Darley, được công bố trên Tạp chí Nghiên cứu Tâm lý học.

1. Thể hiện sự hối hận về hành động của bạn

Bắt đầu lời xin lỗi của bạn bằng cách nói "tôi xin lỗi" và theo nó với một cụm từ ngắn gọn tóm tắt cảm giác hối hận của bạn về những gì đã xảy ra. Bạn phải có ý này khi bạn nói ra những lời này và phải nói cụ thể về những gì bạn xin lỗi.

Chẳng hạn, bạn có thể nói, "tôi xin lỗi vì tôi đã mắng bạn, và tôi cảm thấy xấu hổ vì mất bình tĩnh như vậy".

2. Đồng cảm với cách mà bên bị xúc phạm cảm thấy

Tiếp theo, bạn cần chứng minh rằng bạn biết những lời nói và hành động của bạn làm tổn thương người khác và đồng cảm với cách hành động nói khiến người đó cảm thấy. Bạn càng cụ thể hơn trong việc giải thích các hành động xúc phạm và liên quan đến cảm giác tổn thương của người khác, thì lời xin lỗi của bạn càng chân thành hơn.

Đây là những gì bạn có thể nói dựa trên ví dụ trước:

"Tôi đã sai khi nói về cách chúng tôi không thể đồng ý về những gì với dự án video. Điều đó là sai bởi vì bạn có thể cảm thấy xấu hổ khi bị la mắng trước toàn đội".

Lời xin lỗi này sẽ xuất hiện một cách chân thành vì nó đặc biệt đề cập đến hành vi phạm tội (la mắng về một dự án video) và người xin lỗi đã cố gắng tưởng tượng những gì người bị xúc phạm đã cảm thấy (xấu hổ), đồng thời thừa nhận tại sao sự kiện này làm xấu hổ - vì đồng đội của họ đã nhìn thấy nó

Dưới đây là các cụm từ chuyển tiếp khác mà bạn có thể sử dụng cho một lời xin lỗi:

Điều đó đã sai bởi vì...
Tôi ước tôi đã không làm điều đó bởi vì...
(Những gì tôi đã làm) khiến bạn cảm thấy (cảm xúc tiêu cực) và điều đó thật tệ

Đọc hướng dẫn này để tìm hiểu thêm về sự đồng cảm:

3. Nhận trách nhiệm

"Tôi xin lỗi, nhưng..." và "tôi xin lỗi nếu bạn cảm thấy..." không tính là một lời xin lỗi chân thành bởi vì "nhưng" và "nếu bạn cảm thấy" đi sau lời xin lỗi đó là một sự biện minh hay giới hạn hơn cho thấy bạn không hoàn toàn chịu trách nhiệm cho hành động của mình.

Bạn sẽ thường nghe những lời xin lỗi như thế này từ các chính trị gia, CEO và bất cứ ai có một người viết diễn văn. Nhưng họ không phải là người duy nhất phạm tội này, vì nó rất dễ trộn lẫn lời xin lỗi với lời giải thích và biện minh trong sức nóng của một cuộc tranh cãi.

Bạn sẽ có cơ hội để giải thích quan điểm của mình, vì vậy, đừng đưa nó vào lời xin lỗi của bạn. Bạn có thể giải thích hành vi của mình sau này khi người mà bạn đã xúc phạm không còn bị tổn thương và đủ bình tĩnh để nghe bạn nói.

Nhưng nếu lý do mà ai đó giận bạn thì không phải là lỗi của bạn thì sao? Chẳng hạn, điều gì sẽ xảy ra nếu người quản lý của bạn đặt ra thời hạn, nhưng không cung cấp cho bạn các tài liệu để hoàn thành công việc đúng hạn?

Đổ lỗi có thể làm cho bạn cảm thấy tốt hơn, nhưng nó sẽ không hiệu quả và thậm chí có thể leo thang tình hình. Thay vào đó hãy đồng cảm với sự thất vọng của họ để bạn có thể tập trung giải quyết vấn đề.

"Nhận thức được rằng khách hàng của bạn đang cảm thấy thất vọng, xin lỗi vì bất kỳ thông tin sai lệch nào và đặt ra những câu hỏi để giúp giải quyết tận gốc vấn đề thay vì tìm cách đổ lỗi", theo một bài viết trên blog của Đại học Maryville về việc xử lý các khách hàng thách thức.

Vì vậy, nếu khách hàng của bạn tức giận vì một dự án mất nhiều thời gian hơn họ mong đợi, bạn nên thừa nhận sự thất vọng của họ bằng cách nói "tôi xin lỗi, chúng tôi đã hiểu nhầm về (khiếu nại của họ)". Sau đó, nhanh chóng xoay vòng cuộc trò chuyện bằng cách đặt câu hỏi về cách họ muốn bạn xử lý các tình huống như thế này trong tương lai.

Bạn đang khó khăn khi làm việc với ông chủ của bạn? Những hướng dẫn này có thể giúp bạn:

4. Đề nghị sửa đổi

Bạn đã bày tỏ sự hối hận, đồng cảm với người khác về cảm xúc của bạn và sở hữu lỗi lầm của bạn. Nhiều người sẽ coi đây là một lời xin lỗi hoàn chỉnh, nhưng trên thực tế, nó vẫn còn thiếu hai khía cạnh quan trọng, cả hai đều được thiết kế để làm cho bên bị xúc phạm cảm thấy tốt hơn.

Làm thế nào bạn có thể làm cho người đó cảm thấy tốt hơn? Điều đầu tiên bạn có thể làm là tùy thuộc vào họ.

Hứa sẽ làm một điều gì đó cho họ để bù lại. Bạn có thể nói,"Tôi có thể đền bù thế nào cho bạn?" hoặc chỉ cần đề nghị làm điều gì đó liên quan trực tiếp đến cách bạn làm họ khó chịu ngay từ đầu.

Ví dụ, đây là những gì bạn có thể nói sau khi bất đồng với đồng nghiệp của mình,

"Tôi đã nghi ngờ về khả năng của bạn khi tạo bài thuyết trình cho sản phẩm XYZ. Lần tới, tôi sẽ để bạn tự tạo bản trình bày để bạn có thể thể hiện kỹ năng của mình với toàn nhóm".

Hãy cẩn thận để không bù đắp với những nỗ lực của bạn để sửa đổi. Lời đề nghị của bạn phải tương xứng với hành vi phạm tội của bạn, như vậy bạn không kết thúc với sự hận thù vì điều đó.

5. Hứa sẽ thay đổi

Một lời xin lỗi là vô nghĩa nếu bạn phạm tội tương tự trong tương lai. Đây là lý do tại sao hứa hẹn thay đổi là rất quan trọng khi bạn muốn xin lỗi sâu sắc vì những vi phạm nghiêm trọng.

Sau khi hứa sẽ sửa đổi, bạn có thể kết thúc lời xin lỗi của mình bằng cách nói "Từ giờ trở đi, tôi sẽ (cách bạn dự định thay đổi hành vi của mình) để tôi không (lỗi của bạn)".

Hãy cố gắng hết sức để thực hiện theo lời hứa này, nếu không lời xin lỗi tiếp theo của bạn sẽ cảm thấy không chân thành với người mà bạn đã xúc phạm bất kể bạn cảm thấy hối hận thế nào.

Nguồn: business.tutsplus.com

Sưu Tầm: Ngọc Thiện _ P.BKS

Cách xin lỗi từng bước

Bài viết liên quan

Cần Sapuwa hỗ trợ?