Hạn chế của ERP có ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp?

Phần mềm ERP có rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp như: quản lý dữ liệu tập trung, kết nối dữ liệu các phòng ban, gia tăng năng suất nhân viên và tiết kiệm chi phí hoạt động của doanh nghiệp,… Nhưng bên cạnh đó, phần mềm erp cũng có các hạn chế ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới doanh nghiệp.

Vậy những hạn chế của ERP là gì? Và các hạn chế đó ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp?

1. Chi phí triển khai cao

Vấn đề đầu tiên của các doanh nghiệp khi chuẩn trị triển khai phần mềm ERP đó là chi phí. Bởi phần mềm có tốt đến đâu mà chi phí vượt quá khả năng chi trả thì cũng không phải là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.

Giới nghiên cứu bóc tách các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả để sở hữu được phần mềm ERP bao gồm một phần hoặc toàn bộ các chi phí dưới đây, tùy thuộc vào lựa chọn triển khai giải pháp erp nào:

• Chi phí bản quyền cho nhà sản xuất ERP nước ngoài (đối với các phần mềm ERP nước ngoài như SAP, Oracle, Info…)
• Chi phí tư vấn, triển khai phần mềm
• Chi phí bảo trì thường niên
• Chi phí số người sử dụng hoặc chi phí dung lượng sử dụng
• Chi phí cho nhân lực vận hành hệ thống (đối với phần mềm ERP customize đặt server tại chính doanh nghiệp)
• Chi phí nâng cấp máy móc, bảo trì hệ thống (đối với phần mềm ERP customize đặt server tại chính doanh nghiệp)

Không có mức chi phí tối đa mà doanh nghiệp cần bỏ ra để có được một phần mềm ERP phù hợp với thực tế đơn vị mình nếu lựa chọn sử dụng các phần mềm ERP customize: có thể vài chục ngàn, vài trăm thậm chí vài triệu USD như Vinamilk và Thế giới di động đã tiêu tốn.

Còn đối với các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP đóng gói thì chi phí sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều và có sẵn mức chi phí tối thiểu, tối đa mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tỉnh táo lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm uy tín, có thương hiệu lâu năm cũng như dịch vụ hỗ trợ sau bán chuyên nghiệp để tránh tình trạng nhà sản xuất “đem con bỏ chợ” sau này.

2. Thời gian triển khai lâu

Hạn chế này sẽ thường thấy ở các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP customize mà ít gặp đối với các phần mềm ERP đóng gói.

Phần mềm ERP là một hệ thống lớn bao gồm nhiều phân hệ chức năng thay thế hoàn toàn các phần mềm rời rạc nên việc xây dựng và triển khai phần mềm customize rất tốn thời gian, có thể từ 1-3 năm để nhà sản xuất đưa ra một phiên bản làm doanh nghiệp hài lòng.

Thông thường, việc triển khai phần mềm ERP sẽ bao gồm các bước sau:

• Lập kế hoạch và dự trù ngân sách
• Lựa chọn nhà cung cấp (so sánh 3-5 nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất)
• Triển khai dự án ERP
• Nghiệm thu dự án ERP

Việc một doanh nghiệp không có những kế hoạch chi tiết và thống nhất ngay từ khi triển khai hệ thống lúc ban đầu sẽ khiến quá trình triển khai có quá nhiều yêu cầu tùy chỉnh có thể làm chậm dự án.

3. Vấn đề con người

Hạn chế của erp này rất ít được doanh nghiệp đề cập đến nhưng lại là yếu tố quyết định sự thành công của việc triển khai phần mềm ERP. Vì sao lại như vậy?

3.1. Vấn đề từ ban lãnh đạo:

Chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp những khẩu hiệu, quyết tâm của Ban lãnh đạo công ty ở các cuộc họp về việc phải thay đổi hệ thống quản lý, quy trình làm việc nhưng khi đội dự án (mà cụ thể là phòng Công nghệ Thông tin) đề xuất kế hoạch, dự trù ngân sách thì Ban lãnh đạo lại ngó lơ việc này?

Việc này sẽ dìm chết cơ hội phát triển của doanh nghiệp!

Những băn khoăn của Ban lãnh đạo công ty về: chất lượng phần mềm, cái giá cho sự thay đổi từ cách làm cũ sang cách làm mới, giá cả…là những rào cản khiến dự án ERP bị bỏ ngỏ, chỉ nằm trong kế hoạch trên giấy tờ hoặc kéo dài thời gian hoàn thành dự án.

3.2. Vấn đề từ nhân viên công ty

Nói đến phần mềm ERP không chỉ nói đến sự liên kết thông tin, chuẩn hóa quy trình mà còn nói đến sự minh bạch trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chính điều đó khiến một số cá nhân trong công ty từ chối sử dụng phần mềm mới, hoặc có thái độ bất hợp tác với việc triển khai phần mềm ERP vì ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lại làm những nhân viên này mất đi “thu nhập ngoài luồng” của mình. Đây cũng là điều mà các công ty rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP.

Thực tế đã chứng minh, việc thay đổi công cụ làm việc cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm.

Select Comfort, nhà sản xuất giường ngủ Sleep Number của Mỹ đã đầu tư tổng cộng 20 triệu USD để triển khai một giải pháp ERP viết theo yêu cầu trong 2 năm 2007-2008 nhưng cũng gặp phải thất bại “tiền mất tật mang”.

Ban lãnh đạo của Select Comfort đã bị chỉ trích rất nhiều bởi một trong những cổ đông của mình và tình trạng này kéo dài vài tháng khi công ty phải cắt giảm 22% nhân sự của mình (tương ứng với 120 nhân viên).

Thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ gặp phải các hạn chế của erp khác nhau tùy thuộc vào lựa chọn sử dụng phần mềm erp nào cũng như tình hình thực tế tại mỗi doanh nghiệp. Trên đây, chỉ là 3 hạn chế phổ biến nhất, thường gặp nhất ở mỗi doanh nghiệp. Nhưng, cũng không thể vì thế mà phủ nhận những lợi ích to lớn mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp.

Nguồn: amis.vn

Sưu tầm: Văn Hiến – P. BKS