Quản lý kho hàng bằng Excel đơn giản hiện nay

Hàng hóa trong kho là một trong những tài sản lưu động quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản lưu động của hầu hết doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại. Hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữ các gia đoạn lưu trữ - sản xuất - tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.

Do đó, công tác quản lý kho hàng hóa giữ vai trò then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Cống tác quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được các chi phí liên quan đến hàng tồn kho (chi phí nhân công cho việc bảo vệ và quản lý kho, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho, chi phí tổn hại khi không có hàng,...). Ngược lại, công tác quản lý kho yếu kém sẽ làm tăng các chi phí liên quan đến hàng tồn kho từ đó ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Vì thế, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang dần sử dụng những phương pháp quản lý kho tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý kinh doanh hiệu quả và tránh được những sai sót không đáng có. Một trong những phương pháp phổ biến hiện nay là quản lý kho bằng Excel. Trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về quản lý kho hàng bằng Excel đơn giản

1. Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý kho giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả

Quản lý kho là công tác:

- Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa

- Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hu hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

- Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hinh thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa.

2. Các số liệu và mục cần biết trong Excel dùng để quản lý kho

Một bảng Excel quản lý kho cần có:

Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.

+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.

+ Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

+ Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.

+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).

Mẫu phiếu nhập kho - xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

3. Excel quản lý hàng hóa bao gồm những file gì?

- Sheet Danh mục gồm: 

+ Danh mục nhóm/ loại hàng

+ Danh mục đơn vị tính: Cái, Lô, Kg, ...

+ Danh mục mặt hàng chi tiết: Gồm có mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và thông tin khác.

Danh mục hàng hóa trong Excel

- Sheet Nhập hàng và xuất hàng  :

+ Ngày tháng

+ Số chứng từ

+ Mã hàng

+ Tên hàng

+ Thành tiền.,… và một số thông tin khác

Sheet nhập hàng và xuất hàng trong Excel

- Sheet Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho hàng hóa 

Báo cáo doanh thu và giá vốn trong Excel

Như vậy, trên đây là cách quản lý kho hàng bằng Excel đơn giản mà Nhanh.vn muốn gửi đến bạn.

Tuy nhiên quản lý kho hàng bằng Excel đã là một phương pháp cũ và truyền thống, phổ biến và còn một số rủi ro khó kiểm soát được. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa tối ưu hơn giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn, chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí. 

Nguồn: nhanh.vn

Sưu tầm: Tấn Thuận – BP.kho