Tối ưu hóa hàng tồn kho trong quản trị kho bãi chuyên nghiệp

Không ít doanh nghiệp chưa xem trọng vai trò của việc quản lý tồn kho nên dẫn đến việc thiếu hụt trầm trọng nguồn vốn và thua lỗ. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho là một khoản mục quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Quản lý tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì được lượng khách hàng thường xuyên, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn.

Tối ưu hóa hàng tồn kho nghĩa là tối ưu hóa chi phí hàng tồn kho chứ không phải tối ưu theo kiểu hàng hóa luôn tồn trong kho để có thể sẵn sàng xuất cho khách hàng. Do vậy, để quản lý tối ưu hàng tồn kho trong doanh nghiệp, người quản lý cần lập ra các mục quan trọng cần phải quản lý và tính toán - công việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian, đôi khi có những sự cố xảy ra gây nhầm lẫn.

SAM xin chia sẻ cùng các bạn phương pháp để tối ưu hóa hàng tồn kho:

* Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu

Tại sao bạn cần xác định mức tồn kho? Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu. Bạn có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng. Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng kinh doanh có thời vụ. Lập báo cáo so sánh số lượng tồn thực trong kho với số lượng tồn kho tối đa và tồn kho tối thiểu của từng mặt hàng trong đó có tính tới số lượng tồn dự phòng theo đơn đặt hàng của khách.

* Sắp xếp hàng hóa trong kho

Mỗi loại hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.

Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.

Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

* Lập dự phòng hàng hóa cho những đơn đặt hàng

Đối với mỗi đơn đặt hàng, cần thỏa thuận ngày giao hàng, trong một đơn hàng có thể có nhiều mặt hàng và mỗi mặt hàng được xác định cụ thể ngày giao hàng, có thể một mặt hàng được tính tới phương án giao hàng làm nhiều lần, mỗi lần một số lượng khác nhau. Khi đã lập dự phòng số lượng cho đơn hàng của khách, cần có một sự nhắc nhở hoặc không cho phép xuất kho nhằm tránh bị thiếu hàng trong ngày giao hàng cho khách.

* Tính toán nhu cầu hàng hóa

Tính toán nhu cầu hàng hóa sẽ giúp quản trị kho bãi, người lập kế hoạch biết rằng với số lượng đặt hàng của khách đã được lập đơn hàng, thì số lượng hàng trong kho có đáp ứng được không và để đáp ứng cần làm việc gì. Mỗi đợt giao hàng sẽ là một mốc để xác định nhu cầu số lượng hàng cần giao.Từ kết quả tính toán nhu cầu hàng hóa, giúp người quản trị biết được mình cần phải lập tức lập đơn đặt hàng nhà cung cấp hay có thể điều chuyển hàng hóa từ kho khác về (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho bãi).

* Quản trị kho luôn phải tính toán nhu cầu dựa trên cùng kỳ bán hàng của năm trước, quý trước, tháng trước để thực hiện tính toán nhu cầu hàng hóa cần cho kỳ kinh doanh này. Đây sẽ là cách khá hay để quản lý biết được mình cần phải xả kho mặt hàng nào và đặt mua thêm mặt hàng nào nhằm tránh bị thiếu hàng và tránh phải lưu kho hàng hóa làm tốn chi phí kinh doanh.

* Xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh khó tránh khỏi sự mất mát, nhầm lẫn về hàng hóa làm cho số lượng hàng tồn thực tế và tồn trên sổ sách có sự chênh lệch với nhau. Để luôn nắm rõ được thực tế hàng đang tồn kho, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ hàng hóa, công việc kiểm kê không bắt buộc phải kiểm kê toàn bộ mà có thể kiểm kê định kỳ từng nhóm mặt hàng, từng ô chứa mặt hàng.

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, bạn phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, bạn cũng có thể phát hiện ra hàng hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng.

Quản lý kho không chỉ là một cái chức mà còn là một cái nghề, một cái nghề có thể nói là “nguy hiểm” khi tài sản kho của doanh nghiệp là một con số khổng lồ, làm sao để quản trị kho một cách khoa học, chuyên nghiệp và tránh hỏng hóc, mất mát là một vấn đề đáng quan tâm hiện nay. Đến với Khóa học: “Quản trị kho bãi chuyên nghiệp” của Trường Kỹ năng Quản Lý SAM để cùng với những chuyên gia SAM chia sẻ những khó khăn và đưa ra từng giải pháp giải quyết vấn đề còn tồn đọng tại thực tế kho bãi của doanh nghiệp bạn.  

Nguồn: linkedin.com

Sưu tầm: Thanh Tuấn - BP. IT