Truyền thông nội bộ - Dễ làm nhưng khó thành công

Chúng ta đều nắm được, Truyền thông là công cụ quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận và giữ được mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Truyền thông nội bộ cũng tương tự như vậy, nếu Truyền thông nội bộ tốt, Doanh nghiệp có thể gắn kết nhân viên trong công ty một cách hiệu quả, từ đó giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững từ bên trong.

Vậy Truyền thông nội bộ là gì? Làm sao để Truyền thông nội bộ thành công? Nếu bạn còn đang thắc mắc, hãy cùng đọc bài viết dưới đây để có thêm cái nhìn đúng đắn về Truyền thông nội bộ trong Doanh nghiệp hiện nay.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt thông tin giữa thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức / doanh nghiệp với nhau. Quy trình này xuất hiện ở khắp các cấp và các đơn vị trong tổ chức / doanh nghiệp.

Đây là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. 

Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Nếu công tác Truyền thông nội bộ được thực hiện đúng cách và có hiệu quả, mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đều ý thức được nhiệm vụ của bản thân trong tiến trình chèo lái doanh nghiệp tiến về phía trước. Từ đó, gia tăng sự gắn kết và cải thiện hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.

Những hiểu lầm thường gặp về Truyền thông nội bộ

Ai là người phụ trách Truyền thông nội bộ? Phòng PR hay phòng Nhân sự?

Phòng nhân sự hay phòng PR? Ai mới là người giữ trách nhiệm Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp của bạn? Đây vẫn là một trong những câu hỏi gây nhiều tranh cãi vì mỗi phòng đều có những công việc và đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.

Phòng PR có chuyên môn về Truyền thông và họ cũng biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng, phòng Nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc và nhu cầu của mỗi nhân viên trong Doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào?

Thật may vì sự tranh cãi này đã có câu trả lời. Theo kết quả của cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên Truyền thông nội bộ và Đối ngoại được đăng trên tạp chí Quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng Truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác Quản lý nhân sự và nằm trong Chiến dịch nhân sự.

Điều này thật dễ hiểu, vì xét cho cùng, công tác Quản lý nhân sự là lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm Truyền thông, đặc biệt là với những ai xuất thân trong ngành Truyền thông, đôi khi lại rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự và hành động trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ và Văn hóa doanh nghiệp?

Có rất nhiều người đang bị hiểu lầm 2 khái niệm này, kể cả một số người nhận nhiệm vụ Truyền thông nội bộ, đôi khi cũng không tránh khỏi sự nhầm lẫn giữa chúng. Thực tế, Truyền thông nội bộ và Văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. 

Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa Doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ và PR in-house?

PR in-house chỉ đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, làm nhiệm vụ Truyền thông cho sản phẩm, thương hiệu của Doanh nghiệp đó. Cụm từ in-house chỉ mang tính chất để phân biệt phòng PR do Doanh nghiệp tự vận hành với phòng PR doanh nghiệp thuê của các đơn vị tư nhân bên ngoài. Chúng ta không nên nhầm lẫn 2 khái niệm PR in-house và Truyền thông nội bộ, không nên dùng PR in-house để nói về Truyền thông nội bộ và ngược lại.

Truyền thông nội bộ và Quản lý nhân sự?

Truyền thông nội bộ và Quản lý nhân sự cũng là 2 khái niệm hoàn toàn không giống nhau. Công tác Truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như: Xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp nhằm tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ấn phẩm lưu hành nội bộ,... 

Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,...

Nói chung, Quản lý nhân sự là hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, còn Truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó. Hai công tác này sẽ gắn liền và bổ trợ rất nhiều cho nhau.

Truyền thông nội bộ với Tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên?

Có nhiều người nghĩ rằng Truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là việc Tổ chức các sự kiện team building hay các buổi liên hoan, văn nghệ cho nhân viên trong công ty. Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc của Truyền thông nội bộ mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay một tài lẻ nào đó trong bản mô tả công việc của nhân viên Truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều.

Làm sao để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả?

Xây dựng quy trình để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả theo 4 bước

Bước 1: Xác định thực trạng công tác truyền thông nội bộ của doanh nghiệp (nhân viên có được cập nhật thông tin thường xuyên không, hàng tuần có chương trình gì đặc biệt, nội dung ấn phẩm nội bộ có được nhân viên tán thành không,…)

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ của doanh nghiệp bạn trong tuần tới, tháng tới, năm tới (thêm hoặc thay thế một kênh truyền thông mới, bỏ bớt những chương trình rườm rà, vô ích,…)

Bước 3: Xác định những việc cần làm để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Tìm hiểu những thông tin cần thiết và liên quan để đạt được mục tiêu (bạn cần giao tiếp với ai, bạn đang có kênh truyền thông nào,…)

Những “quy tắc vàng” trong Truyền thông nội bộ - nhất định phải nhớ!

Lắng nghe nhân viên

Gần gũi với nhân viên, xóa mờ khoảng cách bằng những câu chuyện ngoài giờ làm việc, sẽ giúp nhân viên tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân của mình, góp phần cho sự phát triển của toàn công ty.

Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơn giản và hiệu quả và đỡ tốn kém thời gian, thì một mạng xã hội nội bộ Doanh nghiệp luôn là sự lựa chọn tối ưu.

Xác định đúng kênh truyền thông

Nội dung và mục tiêu truyền thông đương nhiên quan trọng, nhưng kênh truyền thông cũng quan trọng không kém. Để có một hoạt động truyền thông hiệu quả, bạn phải chắc chắn rằng mình đã sử dụng đúng kênh truyền thông. Ngoài những kênh như Website nội bộ công ty hay Cổng thông tin Doanh nghiệp, đâu là kênh mà nhân viên của  bạn dễ dàng tiếp cận và đón nhận thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời nhất? 

Mặc dù, mọi người sử dụng truyền thông qua tin nhắn, ví dụ như qua email, tin nhắn tức thời, thì nó vẫn còn nhiều lỗ hổng khiến mọi người hiểu lầm ý nhau.

Gặt mặt không chỉ tạo ra kết nối tốt hơn cho đội nhóm, nó còn giúp hạn chế sai lệch trong truyền thông, giúp bạn hiểu ngữ cảnh, giọng nói của cuộc nói chuyện.

Công khai các mục tiêu chung

“48% các doanh nghiệp không hiệu quả trong việc giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh, sự truyền thông nội bộ trên xuống không hiệu quả, không làm cho nhân viên hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”.

Bởi vậy, việc công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy mối tương quan giữa các mục tiêu của cá nhân, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được mục tiêu chung, tăng tính tương tác. Đây chính là chìa khóa giúp cải tiến sự gắn bó, yêu thích công việc và làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên.

Tăng tương tác hai chiều

Truyền thông nội bộ không chỉ giúp gắn kết các nhân viên, mà còn là công cụ giúp lãnh đạo và nhân viên lắng nghe, thấu hiểu lẫn nhau. Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả là phải có sự giao tiếp, tương tác hai chiều, khuyến khích nhân viên và lãnh đạo có những trao đổi cởi mở, rút ngắn khoảng cách. 

Trong bối cảnh hiện nay, mạng xã hội có thể coi là là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác theo cách truyền thống trong doanh nghiệp. Qua đó các nhà lãnh đạo cũng hiểu rõ hơn mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mình để có những điều chỉnh phù hợp cho sự phát triển chung.

Để có thể làm tốt công tác truyền thông nội bộ, cho dù doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.

Nguồn: enuy.com.vn

Sưu tầm: Dziễm Trung - ĐGN