Tư duy cùng thắng trong quản trị

Năm mươi năm trung thành

Tôi làm việc cho một công ty đa quốc gia ở Malaysia. Tôi làm quản lý thu mua. Khi bắt đầu công việc, tôi tiếp quản hồ sơ của khoảng 5.000 nhà cung ứng. Hãy tưởng tượng, 5.000 nhà cung ứng, mỗi nhà cung ứng có những sản phẩm, hợp đồng, loại hình đặt hàng và cách thức thanh toán khác nhau. Chỉ riêng chuyện giấy tờ văn bản thôi cũng đã là một cơn ác mộng.

Sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ của các nhà cung ứng, tôi đi đến kết luận cần giảm số lượng xuống càng nhiều càng tốt. Vấn đề lớn của tôi là đội ngũ chuyên chở hàng hoá, có tới 600 tài xế xe tải chở hàng đi khắp nơi. Một số công ty đối tác có đội xe chuyên chở lớn, còn lại phần lớn là những chiếc xe tải nhỏ, thường chỉ có một tài xế hoạt động riêng lẻ.

Tôi tính toán, nếu mình có thể giảm con số này xuống còn 1/5 thì công việc của mình sẽ nhẹ đi 4/5. Tôi quyết định thanh lọc bớt các bạn hàng, tập trung phát triển mối quan hệ với những công ty lớn, đồng thời loại bớt nhiều, nếu không phải là tất cả, những công ty nhỏ chỉ có một hoặc hai xe.

Tôi tổ chức một cuộc họp để thông báo về việc chấm dứt hợp đồng vận chuyển. Có khoảng 40 người trong phòng họp. Trước khi tôi chuẩn bị đứng dậy thông báo về quyết định của mình, một người đàn ông lớn tuổi ngồi bên cạnh quay sang nói với tôi: "Tôi chỉ muốn anh biết rằng tôi biết ơn công ty này như thế nào...". Tôi nghĩ thầm, "Ôi trời, không phải là lúc này chứ. Tôi sắp sửa sa thải ông trong vòng 2 phút nữa". Người đàn ông tiếp tục: "Nhờ công ty này mà cha tôi nuôi sống cả gia đình. 50 năm trước, ông để dành tiền mua một chiếc xe tải và bắt đầu chở hàng cho công ty. Nhờ những hợp đồng ấy mà ông có thể nuôi toàn bộ gia đình tôi. Tôi là thế hệ thứ hai trong gia đình lái xe cho công ty này. Công việc cha truyền con nối này đã giúp gia đình tôi suốt 50 năm qua. Cảm ơn anh đã tạo điều kiện cho chúng tôi kiếm sống theo cách này".

Tôi có thể nói gì đây? Ruột gan tôi đảo lộn hết. Tôi chỉ biết mỉm cười rồi đứng dậy. Khi tôi đưa mắt nhìn quanh phòng, tôi nhận ra rằng mỗi người đàn ông ngồi đây đều có một câu chuyện tương tự. Việc tôi sắp làm để giảm nhẹ công việc giấy tờ của mình cũng đồng thời đập bể nồi cơm của nhiều gia đình đã gắn bó với công ty 50 năm qua. Tôi buộc phải thành thật với họ: "Thưa quý vị, tôi gặp một vấn đề nan giải. Tôi có cả một danh sách những nhà cung ứng dài tới 39 trang. Tôi không thể theo sát nhiều người như thế. Chưa kể cứ cách tuần tôi còn phải thương lượng hợp đồng nữa. Công ty đang bị hao tổn tiền bạc và chúng tôi hoạt động không hiệu quả. Giải pháp hợp lý nhất là chấm dứt hợp đồng với quý vị. Nhưng bản thân tôi không muốn điều đó. Vậy thì liệu chúng ta có thể đi đến một giải pháp nào có lợi cho tất cả mọi người hay không?" (Thói quen 4: Tư duy cùng thắng).

Sau một hồi thảo luận, một tài xế đứng lên nói, "Nếu vài người trong chúng tôi ghép lại với nhau thành một công ty lớn hơn, để chở được nhiều hàng hơn với ít hợp đồng hơn thì sao? Liệu ông có thể giữ chúng tôi lại nếu chúng tôi làm điều đó không?" (Thói quen 6: Đồng tâm hiệp lực).

"Chắc chắn rồi, nếu quý vị làm được như thế thì điều đó cũng tốt cho tôi", tôi đáp.

Sau đó có nhiều người nêu ý kiến: "Giả sử năm hay mười công ty nhỏ sáp nhập lại với nhau, chúng ta có thể mua vỏ xe giá sỉ, và mua xăng rẻ hơn. Và nếu một công ty đang bận chở hàng thì những công ty còn lại có thể hỗ trợ". Không khí hào hứng hẳn lên, ai nấy đều hồ hởi và ngay trong cuộc họp họ đã bắt đầu hình thành những công ty với đội xe hùng hậu và được hưởng mức giá tốt hơn. Khỏi phải nói, công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn ngay lập tức.

Tôi cảm thấy ý tưởng này thật tuyệt vời. Bất thình lình, tôi nhìn thấy viễn cảnh: tôi có 500 nhà cung ứng. Với 500 đơn vị này, tôi có thể mua vỏ xe và phụ tùng xe với giá cực rẻ. Thế là tôi đề nghị mua vỏ xe cho họ, với tư cách là người trung gian, và bán lại cho họ với giá thậm chí còn rẻ hơn khi họ mua theo nhóm. Làm như vậy, công ty tôi kiếm được tiền, còn họ thì tiết kiệm được một khoản.

Tôi rút ra một bài học quan trọng từ cuộc họp ấy. Những quyết định và các hệ quả của nó không bao giờ thuần tuý chỉ là chuyện kinh doanh. Tôi ngồi trong một căn phòng thay đổi (trong tâm trí tôi) từ một nơi tràn ngập những nhà cung ứng mang lại nhiều vấn đề cho tôi, đến một nơi có những gia đình, người cha, người chồng đã gắn bó trung thành với công ty tôi trong 50 năm qua và đáng để tôi nỗ lực giữ họ lại. Tôi nhận ra, trước khi quá trễ, rằng khi chúng ta xem nhau như những con người, chúng ta làm iệc với nhau khác đi, và chúng ta cũng đối xử với nhau khác đi.

* Nguyên tắc cơ bản mà câu chuyện này dạy cho chúng ta thật ra rất đơn giản: Hãy để người khác tham gia vào việc tìm ra giải pháp vấn đề. Hầu hết mọi người đều do dự không dám để người khác tham gia, bởi họ không tin là làm như vậy sẽ giúp ích được gì. Họ cũng tin rằng đó là một quá trình mệt mỏi mà không có cách nào dự đoán kết quả. Và khi họ để người khác tham gia vào việc giải quyết vấn đề, họ lại thường không hoàn toàn thành thật, thường không cởi mở cảm xúc cá nhân, những vấn đề nan giải và những khó khăn của mình.

Hai người càng thành thật với nhau, giao tiếp giữa họ càng chính xác, trung thực, thì năng lực sáng tạo càng được giải phóng. Khi sự thấu hiểu và tôn trọng hiện diện, ấy là khi tinh thần đồng tâm nhất trí bắt đầu phát triển.

Câu hỏi trị giá 1 triệu đô

Với tư cách cố vấn luật bên ngoài cho một doanh nghiệp lớn, tôi bắt đầu tham gia vào những cuộc đàm phán để mua lại một công ty do bà quả phụ của người sáng lập làm chủ. Hai bên đều có cả một đội quân luật sư hùng hậu, nhưng cuộc thương lượng rơi vào bế tắc. Hoặc cũng có thể nói rằng chính vì cả hai bên đều có đội quân luật sư hùng hậu nên cuộc đàm phán mới lâm vào ngõ cụt như vậy.

Dù là một luật sư, nhưng tôi không phủ nhận một thực tế rằng, đôi khi nhiệm vụ làm cho một bên thắng một bên thua của cánh luật sư chúng tôi gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết vấn đề. Trong trường hợp này, chướng ngại vật đã quá rõ ràng. Bà quả phụ và là cổ đông duy nhất muốn bên mua trả hơn 1 triệu đô so với cái giá mà thân chủ của chúng tôi sẵn sàng trả. Chúng tôi nghĩ doanh nghiệp chỉ đáng giá 2 triệu đô. Bà ta lại muốn bán nó với giá 3 triệu đô.

Ít nhất thì đó cũng là cái giá mà các luật sư của bà tuyên bố là bà muốn. Thông thường, trong những vụ như thế này, bạn sẽ không bao giờ có cơ hội nghe trực tiếp ý kiến từ các bên có liên quan. Vấn đề này thường gây khó khăn cho tôi trong quá khứ. Vì thế, khi nỗ lực của thân chủ tôi nhằm mua lại công ty gặp trở ngại, tôi đưa ra lời yêu cầu cuối cùng cho bên luật sư của bà: Tôi mong muốn được nói chuyện trực tiếp với bà quả phụ.

Thân chủ tôi là khách hàng tiềm năng duy nhất và quả thật, trong ngành kinh doanh này thì thân chủ tôi là một trong số ít người có ý muốn mua lại công ty đó.

Việc mua lại công ty hoàn toàn phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh của thân chủ tôi, nhưng ông sẵn sàng bỏ cuộc nếu phải trả cái giá 3 triệu đô. Những người cố vấn của bà quả phụ cũng được hưởng lợi nếu vụ mua bán thành công, vì thế họ vui lòng để tôi nói chuyện trực tiếp với bà qua điện thoại.

Khi nói chuyện với bà, tôi bước ra khỏi vai trò luật sư của mình và thật tâm lắng nghe quan điểm của bà để có một cái nhìn đúng đắn hơn (Thói quen 3: Lắng nghe để được thấu hiểu). Tôi hỏi bà về công việc kinh doanh, chồng bà đã lập ra doanh nghiệp này như thế nào, bà tham gia vào công ty ra sao, dự định của bà dành cho con cái... Tất cả các con của bà đều đã lớn, trừ một cô con gái đang trong độ tuổi đi học.

Tôi tò mò muốn biết lý do tại sao 1 triệu đô lại quan trọng với bà đến thế. "Công ty này chính  là vận mệnh của chúng tôi. Tôi có những cam kết phải thực hiện", bà đáp.

Bà giải thích rằng người chồng quá cố của bà đã hứa "chăm sóc" một người bạn đã giúp ông từ lúc lập nghiệp. Bà cũng nhấn mạnh rằng bà muốn có đủ tiền để đảm bảo một sự an toàn tài chính cho con cháu bà, ngay cả khi bà qua đời.

Hai triệu đô không đủ trang trải tất cả những cam kết và trách nhiệm đó, bà khăng khăng. "Chính vì thế mà tôi phải có thêm 1 triệu đô nữa".

Ngay khi hiểu rõ hoàn cảnh của bà, lối ra cho vần đề nan giải này lập tức trở nên sáng tỏ. Tôi đã hiểu rõ lý do tại sao bà nhất định muốn có thêm 1 triệu đô nữa. Thế là tôi đề xuất, "Chúng ta hãy làm như thế này: Công ty chúng tôi sẽ mua bảo hiểm nhân thọ cho bà trị giá 1 triệu đô. Chúng tôi sẽ đóng phí bảo hiểm cho đến khi bà chết hoặc trả phí bảo hiểm một lần; bất cứ cách nào ít tốn kém cho chúng tôi nhất. Trong bất cứ trường hợp nào, chúng tôi cũng đảm bảo là khi bà qua đời, con cháu bà sẽ có 1 triệu đô mà chồng bà muốn để lại cho họ" (Thói quen 4: Tư duy cùng thắng; Thói quen 6: Đồng thâm hiệp lực).

Chỉ cần như thế để đi đến thoả thuận cuối cùng. Căn cứ vào tuổi của bà quả phụ, tổng số tiền chúng tôi phải đóng cho bên bảo hiểm là khoảng 50 ngàn đô, vẫn còn rẻ hơn nhiều so với 1 triệu đô mà bà đòi thêm.

Trong thực tế, có rất nhiều thoả thuận lâm vào tình trạng không có lối ra, khi người ta không thể vượt qua và giải quyết những bất đồng lớn, cho dù đó là về tiền bạc, lợi nhuận nhận được, kết quả công việc hoặc quyền hạn. Cho dù bạn gặp trở ngại gì, nếu bạn thật sự hiểu lý do đằng sau những trở ngại đó, thì dường như bao giờ cũng có giải pháp thứ ba mà trước đó cả hai bên đều chưa bao giờ nghĩ đến.

* Nhiều luật sư và thẩm phán đã sử dụng cách tiếp cận dựa trên sự thấu hiểu và tôn trọng lẫn nhau này thay cho những vụ kiện tụng tốn kém và mệt mỏi. Họ nhận ra rằng khi họ làm thế, bình diện cuộc chơi hoàn toàn thay đổi và mọi người bị tác động theo cách mà năng lực sáng tạo được giải phòng và giải pháp thứ ba được nảy sinh.

Nguồn: maxreading.com

Sưu tầm: Đức Toàn – TT Quang Trung