Đâu là lý do doanh nghiệp bạn vẫn chưa xây dựng KPIs thành công?

Khi nhắc đến KPIs (Key Performance Indicators) – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, có lẽ đã không còn quá xa lạ với các nhà quản lý, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, KPIs được áp dụng đa dạng trong các lĩnh vực: kinh doanh bán lẻ, giáo dục, ngân hàng và đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất. Tuy nhiên, dù cho các doanh nghiệp việt luôn mong muốn xây dựng KPIs nhưng không ít công ty đã thất bại trong việc đưa vào áp dụng mô hình này. Có thể khẳng định rằng bản chất của hệ thống BSC & KPIs không hề có lỗi về những thất bại trong việc ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam. Những sai lầm phổ biến thường đến và phát sinh trong quá trình vận hành và triển khai hệ thống, hay nói một cách cụ thể hơn nó phát sinh từ chính những vấn đề nội tại của doanh nghiệp. Sam xin chia sẻ cùng các doanh nghiệp một số nguyên nhân sau:

• Chưa truyền đạt đầy đủ và chính xác về vai trò của KPIs

Nhân viên chưa có nhận thức đúng về KPIs nên dễ dàng cho rằng KPIs là một công cụ của cấp quản lý giám sát mình thay vì công cụ giúp mình để theo dõi kết quả của bản thân để cải tiến.

Nguyên nhân của vấn đề này là:

+ Năng lực của đội ngũ quản lý yếu trong việc đo lường và khích lệ tinh thần nhân viên cùng thực hiện

+ Do sự truyền đạt của người triển khai chưa có chất “lửa”

+ Thiếu những văn bản hướng dẫn cụ thể hoặc quá lằng nhằng, rối bời

+ Thiếu sự quyết tâm của ban lãnh đạo: Người lãnh đạo cần có những quan điểm quản trị rất rõ và thấu hiểu tổ chức để truyền đạt một cách đầy đủ, sâu rộng đến toàn thể nhân viên

• Hiểu sai lệch về khái niệm KPIs

Một sự nhầm lẫn rất lớn thường gặp phải ở đa số các doanh nghiệp là bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là KPIs. Thậm chí những tiêu chí không hề mang tính chủ chốt để đánh giá chức năng và mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân cũng vẫn cứ gọi thí là KPIs. Điều này tạo nên cách hiểu sai lệch của số đông nhà quản lý về bản chất của KPIs trong điều hành doanh nghiệp.

• Không đưa ra các mục tiêu cụ thể cho các quy trình

Trong quá trình xây dựng KPIs, quản lý đưa ra hàng loạt các quy trình để chuẩn hoá hoạt động nội bộ nhưng lại thiếu các chỉ tiêu đo lường hiệu quả của các quy trình đó dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá vào cuối kỳ.

Còn nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu và đánh giá nhưng không có những tác động nhằm tạo sự khác biệt giữa thành tích và hoàn thành căn bản công việc, giữa kết quả vượt trội với kết quả thông thường. Sự thiếu đồng bộ này khiến cho các bộ phận và cá nhân nhân viên không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu này, dẫn tới việc áp dụng KPIs mang tính hời hợt và không thực chất.

• Thiếu sự chuẩn bị về nguồn lực

Đây là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải trong quá trình triển khai. Sự chủ quan và thiếu chuẩn bị về nguồn lực để triển khai dự án sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và sự thành công kết của dự án.

• Thiết kế quá nhiều KPIs cho một bộ phận, vị trí

Điều này khiến cho sự tập trung vào từng chỉ tiêu thấp và có xu hướng bị cào bằng. Việc phân tán quá nhiều chỉ tiêu cũng khiến cho các bộ phận và cá nhân mất đi sự tập trung vào chỉ tiêu trọng yếu. Khi đó, có thể xảy ra tình huống là nhiều hoặc toàn bộ các cá nhân, bộ phận được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ mà công ty không đạt được mục tiêu chủ đạo của mình.

• Đánh giá vỏ bọc chứ không phải thực chất

Tình trạng coi KPIs là liều thuốc bách bệnh, đánh giá sự có mặt của KPIs trong hệ thống quản lý (chứ không phải là sử dụng hiệu quả KPIs) quá cao dẫn đến việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPIs cho đồng loạt tất cả các vị trí. Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu này, trong khi đối với nhiều vị trí nhân viên, không nhất thiết phải có KPIs. Điều này đặc biệt lãng phí trong các doanh nghiệp lớn, đông nhân viên. Thay vào đó nên sử dụng một số chỉ tiêu mang tính vận hành.

Hơn nữa, việc xác lập những mục tiêu không đúng trọng tâm, xa vời thực tế sẽ dẫn đến sai lệch trong việc định hướng phát triển của tổ chức, doanh nghiệp

Nguồn: sam.edu.vn

Sưu tầm: Trung thắng - P. KTSX