KPI&BSC: Một số kinh nghiệm để triển khai thành công

“Khủng hoảng” là một từ được nhắc đến rất nhiều trong thời gian vừa qua và đa phần với ý nghĩa tiêu cực. Nhưng cũng như bất kỳ một phạm trù nào khác “khủng hoảng” cũng có mặt phải của nó, khi những hoạt động kinh doanh sản xuất tạm thời bị ngừng trệ và giảm sút, thì đây là thời gian phù hợp đối với những doanh nghiệp có bản lĩnh và tầm nhìn để tiến hành những thay đổi và áp dụng hệ thống quản trị mới có tính đột phá mà trong đó BSC&KPI là một ví dụ điển hình phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Việt hiện nay.

Trong bài viết trước đây, Trường SAM đã chia sẻ đến các bạn chủ đề "Những sai lầm thường gặp khi triển khai KPI&BSC". Để giúp cho các bạn có thêm những kiến thức thoát khỏi những sai lầm đó đồng thời đưa ra được một chiến lược hoàn hảo trong xây dựng KPIs & BSC, SAM tiếp chia sẻ những thông tin hữu ích về vấn đề này với chủ đề "KPI&BSC - Những kinh nghiệm để triển khai thành công".

Nhận biết được những sai lầm trong việc triển khai và áp dụng BSC&KPI tại doanh nghiệp Việt cũng như trên cơ sở nghiên cứu một số doanh nghiệp đã ứng dụng và triển khai thành công hệ thống này, có thể nhận thấy không quá khó khăn để phát huy được hiệu quả của công cụ quản trị này trong doanh nghiệp Việt. Có một số kinh nghiệm như sau:

1. Chuẩn bị cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng BSC và KPI

Nói đến việc “chuẩn bị cơ sở hạ tầng” dễ làm người ta nghĩ đến những công việc phức tạp đòi hỏi đầu tư công sức và thời gian, nhưng thực tế để chuẩn bị cho việc "Xây dựng và triển khai KPI theo định dang BSC" thì lại có sự đòi hỏi khá đơn giản đối với mỗi doanh nghiệp mà bản chất đây cũng là những chức năng, nhiệm vụ không thể thiếu được của tổ chức nhưng có thể do thói quen, do sự thiếu quan tâm của các cấp lãnh đạo mà những chức năng chưa được đặt đúng vai trò của nó, đó là:

– Cần phải kiện toàn bộ máy xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh

– Xây dựng hệ thống thu thập và thống kê thông tin trong doanh nghiệp

Vai trò của những bước chuẩn bị cần thiết này có lẽ không cần phải nhấn mạnh lại khi đây chính là yếu tố nhằm khắc phục những sai lầm cơ bản trong quá trình triển khai và ứng dụng BSC&KPI nêu trên.

2. Xây dựng BSC và KPI tối ưu ngay từ lần thực hiện đầu tiên

BSC&KPI là một công cụ khá phổ biến trong lĩnh vực quản trị trên thế giới nhưng vẫn còn khá mới mẻ tại Việt Nam do đó để áp dụng thành công đòi hỏi mỗi doanh nghiệp triển khai cần nghiên cứu kỹ lưỡng để có được một hệ thống tối ưu nhất ngay lần đầu tiên áp dụng. Những yếu tố quan trọng cho bước triển khai xây dựng này là:

– Lựa chọn đội ngũ tham gia xây dựng BSC&KPI phù hợp: BSC&KPI khi được áp dụng sẽ là công cụ nhằm định hướng hệ thống chiến lược và mục tiêu, quản lý hiệu suất của doanh nghiệp, do đó những đối tượng được lựa chọn để tham gia xây dựng hệ thống này chắc chắn phải là đội ngũ cán bộ chủ chốt có chuyên môn và kinh nghiệm nhất của tổ chức trong đó người đứng đầu doanh nghiệp sẽ nắm vai trò của định hướng và xác lập hệ thống những nguyên tắc cốt lõi của hệ thống.

– Tăng cường công tác truyền thông để BSC&KPI thành một nét trong văn hóa doanh nghiệp: cũng như bất cứ một hệ thống quản trị nào khác, BSC&KPI đòi hỏi mọi cá nhân trong tổ chức đều chủ động tham gia một cách tích cực, do đó trong quá trình triển khai xây dựng việc thường xuyên có các hoạt động truyền thông, phổ biến với nội dung phù hợp cho từng nhóm đối tượng trong tổ chức về hệ thống này sẽ khiến quá trình triển khai xây dựng cũng như ứng dụng sau này được dễ dàng và trôi chảy hơn.

- Có thể sử dụng một đơn vị tư vấn có đủ kinh nghiệm triển khai: chúng ta đều biết là không một đơn vị tư vấn nào có thể độc lập xây dựng được một hệ thống BSC&KPI cho doanh nghiệp tốt hơn chính lãnh đạo doanh nghiệp đó, nhưng việc lựa chọn một đơn vị tư vấn nhiều kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp doanh nghiệp không bị lạc lối và dễ dàng vượt qua những bế tắc trong quá trình triển khai.

3. Sử dụng kết quả đánh giá KPIs một cách có hiệu quả

Những giá trị mà BSC&KPI đem lại rất đa dạng, phong phú và đặc biệt là trong việc gia tăng và thúc đẩy hiệu suất làm việc của tổ chức. Đối với công tác quản trị nhân sự trong tổ chức để phát huy giá trị của hệ thống BSC&KPI thì cần tạo ra mối liên kết cần thiết giữa hệ thống BSC&KPI với hệ thống các chính sách nhân sự khác của tổ chức:

- Gắn kết quả đánh giá KPI với hệ thống lương thưởng, đãi ngộ và thăng tiến: điều này cũng đồng nghĩa với việc gắn những nỗ lực cải thiện và gia tăng hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức với những phần thưởng xứng đáng và lẽ tất nhiên khi 2 yếu tố này cộng hưởng với nhau doanh nghiệp sẽ có những bước tiến vượt trội trong khả năng phát triển hoạt động của mình.

- Sử dụng kết quả đánh giá KPI cho việc định hướng các hoạt động phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp: kết quả đánh giá KPI là bức tranh phản ánh rõ nét nhất những mảng sáng tối về hiệu suất công việc của các bộ phận trong một tổ chức. Khi thực trạng đã được làm sáng tỏ thì vấn đề đối với mỗi tổ chức là tìm hướng khắc phục những tồn tại và thúc đẩy những thế mạnh sẵn có. Do đó ứng dụng kết quả đánh giá KPI như một nguyên liệu đầu vào quan trọng cho những chính sách phát triển nguồn nhân lực của công ty một cách bền vững như tuyển dụng, đào tạo, gìn giữ nhân tài… là hết sức phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam .

Kết luận: Việc ứng dụng một hệ thống công cụ quản trị mới đề cao tính minh bạch, rõ ràng, xuyên suốt và có định hướng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay thực tế không phải là một quá trình dễ dàng khi ở đâu đó vẫn còn tồn tại văn hóa làm việc theo lối quan liêu, gia trưởng của một bộ phận đội ngũ quản lý cao cấp hiện nay. Tuy nhiên để vượt qua khủng hoảng và phát triển một cách bền vững mỗi doanh nghiệp cần phải tìm cho mình một hướng đi một cách đi phù hợp để cái thiện và tạo ra những giá trị cốt lõi mới của tổ chức. BSC&KPI xứng đáng là một phương thức quản trị mới để áp dụng trên con đường phát triển và tìm đến thành công của các Doanh nghiệp Việt Nam.

Một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng KPI&BSC là phải có được một đơn vị tư vấn uy tín. Với gần chục năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo quản lý.

Nguồn: sam.edu.vn

Sưu tầm: Thị Hà - P. KTSX