Lãng phí tồn kho (Inventory waste)

Sản xuất dư thừa dẫn tới việc gia tăng tồn kho.

Tồn kho là gì?

Tồn kho có nghĩa là bất cứ sản phẩm nào đang được cầm giữ lại với bất kỳ thời gian là lâu hay mau, bên trong hoặc bên ngoài nhà máy. Điều này bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, lắp ráp các bộ phận và thành phẩm.

Trong sản xuất theo Lean, việc tồn kho được xem như một triệu chứng của một căn bệnh của nhà máy (Symptom of a sick factory). Do vậy, một trong những cách tốt nhất để bắt đầu tìm ra sự lãng phí là nhìn vào các điểm cầm giữ sản phẩm, những nơi mà sự tồn kho có khuynh hướng tăng lên từng ngày. Đằng sau tồn kho “ẩn náu” nhiều nguyên nhân của triệu chứng. Tìm hiểu kỹ “tồn kho” bạn sẽ tìm ra nhiều nguyên nhân cần thiết phải xử lý.

Các dạng tồn kho sản phẩm:

-   Lưu giữ sản phẩm
-  Tồn trong kho hàng: kho thành phẩm, kho nguyên liệu, vật tư, hóa chất, bao bì (cả tồn ngắn hạn, tồn dài hạn, tồn “chết”).
-  Tồn trữ trong quá trình sản xuất tại các công đoạn. Dấu hiệu dễ thấy nhất là hiện tượng Palette hoặc xe chứa hàng với nhiều hình thức khác nhau
•          + Dự phòng chờ chế biến (nhiều lô hàng chờ để đến lượt sản xuất)
•          + Chờ để hoàn tất lô hàng (1 phần của lô hàng đang lưu giữ, 1 phần khác đang được chế biến)  

-  Sản phẩm trong vận chuyển

- Vận chuyển (bằng tay, bằng xe đẩy, xe nâng, băng tải giữa các điểm lưu tồn)
- Xếp dở vật liệu (nhặt lên đặt xuống các chi tiết trong hoặc giữa các quá trình)

Tồn kho là 1 trong 8 nhân tố quan trọng để đánh giá mức độ tinh gọn của doanh nghiệp theo công cụ LAT (Lean Assessment Tool with Fuzzy Methodology). Chúng ta có thể tham khảo vài chỉ số về tồn kho như:

-      Hàng tồn kho/ doanh số
-      Tồn kho bán thành phẩm (WIP)/ tổng tồn kho
-      Tổng tồn kho/ giá trị tài sản …
Các giá trị này càng lớn thì mức độ tinh gọn càng thấp, chúng ta càng phải quan tâm cải thiện chỉ số này
   
HẬU QUẢ CỦA TỒN KHO

-  Tốn kém chi phí tài chính cho hàng tồn kho, doanh nghiệp cần nguồn vốn lưu động lớn.

Trong quá trình tư vấn, chúng tôi có 1 khách hàng - năng suất xuất khẩu 30 containers/ tháng. Công ty có 6 xưởng sản xuất, mức tồn kho trong quá trình bình quân lên đến 6 conts trên mặt bằng mỗi xưởng. Sơ bộ tồn kho quá trình toàn Công ty là 6 x 6 = 36 conts. Quá trình tư vấn lean của chúng tôi đã giúp cho khách hàng giảm lượng tồn kho này xuống tương đương chỉ còn 3 conts/ xưởng. Ươc tính giảm (270-360) m3 gỗ tinh chế/ tháng. Điều này cho thấy, vốn lưu động dành cho nguyên liệu tồn kho quá mức thực sự không nhỏ.

-  Làm thời gian giao hàng kéo dài (Processing cycle time): Nhiều doanh nghiệp phải mất 30 – 40 ngày cho 1 đơn hàng, trong khi có doanh nghiệp mất 20 ngày. “Thủ phạm” chính là tồn kho chứ không phải thao tác chậm

-  Nhân công, thiết bị, năng lượng, đường vần chuyển, nhiên liệu … để vận chuyển và bốc xếp chúng

-  Che dấu các vấn đề tiềm ẩn: sản xuất không cân bằng, khuyết tật, che dấu vấn đề không tốt, quản lý khó khăn … vấn đề là tồn kho che khuất nên người quản lý không phát hiện được “sự ẩn náu” để quyết định trong quản lý

-  Tốn kém nhiều chi phí quản lý chúng: mặt bằng, người quản lý, ghi chép, xuất nhập, thất thoát, xuống cấp
Do đó, tồn kho làm tăng chi phí, giảm sinh lợi, giao hàng chậm trễ

NGUYÊN NHÂN CỦA VIỆC TỒN KHO.

-      Nhà quản lý không cho rằng đây là lãng phí và chấp nhận sự tồn kho như là điều bình thường hoặc như là “điều không muốn nhưng đành phải chấp nhận“
-      Bố trí thiết bị không hợp lý
-      Thời gian chuyển đổi thiết bị, cở gá (cở Tu-pi, cở khoan, …) kéo dài
-      Chờ đợi sản xuất hay do sản xuất hàng loạt, gộp lô hàng lớn quá mức
-      Làm nghẽn dòng chảy sản phẩm, thắt cổ chai, mất cân bằng (judoka)
-      Sản xuất trước khi có yêu cầu của bộ phận sau (dù trước thời gian ngắn hay dài)
-      Phụ tùng, nguyên liệu, vật liệu, ngũ kim, … bị khuyết tật đành phải chờ
-      Công đoạn sản xuất trước quá nhanh so với công đoạn sau.
-      Sản xuất theo hệ thống đẩy (Push production)

Nếu muốn loại bỏ tồn kho, cần có một “cuộc cách mạng về nhận thức” giúp người quản lý thấu hiểu thông qua năng lực, đào tạo, nhận thức. Lý thuyết Lean tin rằng tình trạng tồn kho có khả năng bằng 0. Người Nhật đã áp dụng lý thuyết “Vừa Kịp Lúc” (Just In Time – JIT). Nếu bạn có niềm tin thì bạn có thể giải quyết được tất cả!
Tồn kho chỉ che đậy vấn đề, nó không bao giờ giải quyết khó khăn của vấn đề. Chỉ khi nào mọi người hiểu điều này thì mới có sự cam kết để phân tích nguyên nhân “tồn kho” và loại bỏ chúng.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ LOẠI BỎ LÃNG PHÍ TỒN TRỮ

-      Bố trí thiết bị, cụm sản xuất theo hình có dạng chữ U, Z, T bằng quá trình liên tục thay cho bố trí máy theo chức năng (ví dụ theo cụm máy tu-pie, cụm máy khoan, …)
-      Cân bằng sản xuất (Judoka) nhằm đồng bộ công susất giữa các công đoạn. Điều quan trọng là phải biết “ức chế” công đoạn sản xuất “quá nhanh” và tăng công đoạn sản xuất “chậm” để giảm tồn kho. Chúng ta cần nhớ rằng: năng suất và công suất nhà máy được quyết định không phải bởi các công đoạn sản xuất “quá nhanh” mà quyết định bởi khả năng nới rộng năng suất của các điểm thắt cổ chai (Bottle neck)
-      Điều chỉnh dòng chảy sản xuất: bạn sẽ gặp khó khăn trong việc thiết kế xưởng nhưng hãy cố gắng hết sức mình bằng cách nào đó để “nắn lại” dòng chảy
-      Sử dụng phương pháp kanban trong sản xuất kéo (Quá trình sau yêu cầu, quá trình trước mới sản xuất)
-      Hoạt động chuyển đổi thiết bị nhanh chóng thông qua công cụ QCO - SMED

DANH SÁCH KIỂM TRA LƯU GIỮ TỒN KHO.

Danh sách kiểm tra để tìm ra sự lãng phí tồn trữ gồm các cột:

Độ lớn của sự lãng phí được ghi vào cột “Điểm”
Điểm 0 - Không tìm thấy lãng phí (tương ứng với “No”)
Điểm 1 - Có rất ít lãng phí
Điểm 2 - Có vài lãng phí
Điểm 3 - Rất nhiều lãng phí
Thông thường cột “Mô tả lãng phí tồn trữ” gồm các câu hỏi sau:

1.    Có nhiều sản phẩm lưu giữ trên kệ và dưới sàn nhà máy.
2.    Không gian để chứa hàng tồn kho rất nhiều
3.    Lưu giữ số lượng lớn làm nghẽn lối đi.
4.    Sự tích luỹ lưu giữ tồn kho trong từng hoạt động riêng lẻ (hoặc các máy).
5.    Sự tích luỹ lưu giữ tồn kho số lượng lớn giữa các công nhân.
6.    Sự tích luỹ lưu giữ tồn kho số lượng lớn giữa các quá trình (công đoạn) rời rạc.
7.    Bằng quan sát trực quan không thể xác định số lượng lưu giữ tồn kho trong quá trình.
 

Nguồn: hanhgia.com

Sưu tầm: Tuyết Lang - P. KTSX