Quản lý kho vật tư hàng hóa trên excel

Bất kỳ một doanh nghiệp bán lẻ nào cũng đều phải có hàng lưu kho (hay còn gọi là hàng tồn kho) để đảm bảo sự chủ động trong công tác kinh doanh. Các cửa hàng, siêu thị,… hàng tồn kho là những sản phẩm mà họ kinh doanh; còn các nhà hàng, quán ăn, quán café hàng tồn kho chính là những nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm. Việc quản lý tồn kho là công việc cần thiết và quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp bán lẻ nào.

Lợi ích của quản lý tồn kho

Quản lý tốt hàng tồn kho chính là một trong những nhân tố quan trọng làm nên thành công của bất cứ  doanh nghiệp nào. Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp các nhà quản lý biết chính xác lượng hàng mà cửa hàng cần, tránh việc thừa hoặc thiếu hàng so với nhu cầu thực tế. Việc quản lý lượng hàng tồn kho giúp các doanh nghiệp chủ động trong việc cân đối lượng hàng hóa cần nhập theo từng giai đoạn. Kế toán Hà Nội xin chia sẻ file excel quản lý kho vật tư hàng hóa hy vọng sẽ giúp đỡ được phần nào cho các bạn đang làm công tác quản lý kho.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA

Giới thiệu sơ lược về cách hạch toán hàng tồn kho :

File này dùng chủ yếu cho công tác quản lý hàng tồn kho ở các công ty thương mại có khối lượng nhập xuất lớn và có nhiều kho.

Các nghiệp vụ nhập xuất kho như sau :

– Về nhập kho :

+ Nhập mua hàng : Bao gồm Nhập mua hàng Nhập khẩu và mua hàng trong nước. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở các kho chi tiết, và nó cũng làm tăng số lượng hàng tồn kho ở kho tổng (toàn công ty).

+ Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho khách và nhập lại hàng lỗi này. Thường thì nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho. Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng.

+ Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu để giới thiệu SP. Sau một thời gian nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không thì đem về nhập lại kho. Nó sẽ làm tăng sl hàng tồn ở kho tổng.

+ Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và nhập chuyển kho nội bộ. Nhập nội bộ là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ những kho khác chuyển sang.

Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở các kho chi tiết, nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty).

+ Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng…

– Về xuất kho :

+ Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng.

+ Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại số hàng lỗi này.

+ Xuất mãu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng.
 

+ Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý cũng như bán hàng.
 

+ Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng sl hàng hóa ở kho tổng như xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng…

Như vậy, trong tất cả các nghiệp vụ nhập xuất kho thì chỉ có nghiệp vụ nhập xuất kho nội bộ là không làm thay đổi số lượng hàng hóa ở kho tổng, còn các nghiệp vụ khác vừa làm tăng giảm hàng hóa ở kho chi tiết, vừa làm thay đổi số lượng tồn ở kho tổng.

Đối với các công ty sản xuất hay xây dựng có theo dõi hàng tồn kho thì vẫn áp dụng được file này. Khi đó nghiệp xuất kho vật tư dùng cho sản xuất hay xây lắp sẽ tương tự như nghiệp vụ xuất bán.

Giới thiệu chi tiết về các sheet.

1 Sheet HD : Giới thiệu sơ lược về file quản lý vật tư hàng hóa

– Ô K70 là ô chọn năm hạch toán, ô K71 chọn số lượng kho sẽ sử dụng.

2 Sheet NXT : Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa

– Cột B -> E : Chứa đựng thông tin về sản phẩm. Do file này tính toán chủ yếu dựa vào Mã sản phẩm nên khi đã tạo mã SP và đã nhập liệu bên sheet Nhật ký thì không được sửa hay thay đổi.

– Cột F -> M : Đây là vùng báo cáo của kho tổng. Chúng ta có nhiều kho, mỗi kho chi tiết đều có Số ĐK, Nhập, Xuất, Số CK. Tồn ĐK và CK của

Kho tổng bằng tổng tồn ĐK và CK của các kho chi tiết, nhưng tổng sl nhập và xuất của các kho chi tiết lại khác với kho tổng. Ở đây có 2 khái niệm:

Kho tổng (coi như Cty chỉ có một kho duy nhất, chỉ căn cứ vào tổng sl hàng xuất ra khỏi Cty và nhập vào Cty mà tính số cuối kỳ, không quan tâm đến số lượng xuất và nhập ở các kho chi tiết); Tổng kho (là số tổng của từng kho chi tiết lại với nhau).

+ Cột hàng mẫu là cột biểu hiện số hàng mẫu mà khách hàng còn mượn chưa trả đến thời điểm cuối cùng của tháng được chọn. Như vậy, số lượng hàng tồn ở kho tổng chính bằng sl hàng tồn thực tế cuối kỳ ở kho tổng cộng với số lượng hàng mẫu chưa trả lại.

+ Cột hàng hư biểu hiện số hàng hư phát sinh đến cuối thời điểm của tháng báo cáo. Số hàng hư phát sinh phải <= sl hàng tồn cuối kỳ (cột K). + Cột Ghi chú dùng để lọc ra những mã hàng có phát sinh hay còn tồn cuối kỳ. – Cột N -> BI : là vùng báo cáo các kho chi tiết. File này có tất cả 8 kho, ta nên chọn số kho sử dụng cần thiết để làm tăng tốc độ tính toán của máy.
Tên của các kho có thể thay đổi theo yêu cầu, tuy nhiên nếu đã có dữ liệu phát sinh bên sheet nhật ký mà đổi tên kho thì báo cáo sẽ không chính xác.

– Cột BK -> BR : là vùng nhập số dư đầu kỳ (đầu năm) của từng kho chi tiết. Do file này hách toán và báo cáo cho 1 năm nên số đầu kỳ này được lấy từ số dư cuối kỳ của năm trước.

– Cột BS là cột nhập số hàng mẫu của năm trước mà khách hàng còn nợ (chưa trả), hàng mẫu thì không phân biệt kho, chỉ tính vào kho tổng.

– Cột BT -> CA : là vùng nhập số hàng hư tồn đầu kỳ tương ứng với từng kho chi tiết. Số hàng hư này phải <= số hàng tồn ở kho tương chi tiết tương ứng. – Cột CB -> CD là cột so sánh sl tồn kho cuối kỳ giữa kho tổng với tổng các kho chi tiết, nếu có chênh lệch thì xem như bạn đã hách toán sai hay công thức lỗi.

– Dòng 103 -> 104 : là dòng kiểm tra chéo các kho, nếu có chênh lệch thì do công thức lỗi hay hạch toán sai bên sheet nhật ký, bạn nên xem lại.
– Ô G2 dùng để chọn tháng xem báo cáo, nếu chọn “All” thì sẽ báo cáo cho cả năm hay đến thời điểm hách toán cuối cùng.

– Ô B3 là ô kiểm tra lỗi, nếu báo “SAI” thì bạn xem chổ chênh lệch tại dòng 104 và cột CD

– Ô C3 là ô kiểm tra tồn kho của tất cả các kho, nếu 1 trong các kho bị âm thì ô này sẽ báo “Âm Kho”.

– Ô D3 là ô kiểm tra số lượng hàng hư, nếu một trong các kho có sl hàng hư < 0 thì sẽ báo “Âm Kho”, nếu sl hàng hư > sl hàng tồn thì sẽ báo sai.

3 Sheet NKNX : Bảng nhập liệu các nghiệp vụ nhập xuất kho hằng ngày.

– Cột A -> B : nhập số chứng từ nhập xuất kho và ngày tháng xuất kho. Ngày tháng nhập liệu có liên quan đến báo cáo nên phải ghi thật chính xác.
 

– Cột C ghi diễn giải nghiệp vụ nhập xuất, ta nên thống nhất cách diễn giải để cho việc lọc và tìm kiếm thông tin được nhanh và dễ dàng : VD Xuất bán-tên KH
 

– Cột D dùng để nhập Mã SP, cột E là tên của SP
 

– Cột F dùng để nhập tên kho phát sinh nghiệp vụ
 

– Cột G là cột ghi mã nghiệp vụ nhập xuất, mã nhập xuất tương ứng với từng nghiệp vụ nhập xuất trong vùng từ cột I -> R.
 

– Cột S là cột lấy tháng của ngày phát sinh, dùng để lọc xem các nghiệp vụ theo tháng.
 

– Cột T dùng để ghi chú thêm cho phần diễn giải phía trước
 

– Ô E5 : là ô nhập vào 1 phần của tên sp muốn tìm mã. Trong quá trình nhập liệu, nếu không nhớ mã SP thì ta có thể sử dụng thêm chức năng tìm kiếm này.
 

Sau khi nhập một phần của tên SP vào ô này thì trong ô D4 và E4 sẽ cho kết quả tìm kiếm. Chỉnh tăng giảm Spinter trong ô F5 để xem kết quả kế tiếp.
 

4 Sheet HH : Bảng nhập liệu nghiệp vụ tăng giảm hàng hư trong từng kho hằng ngày.

– Hạch toán tương tự như sheet NKNX. Cột G nhập sl hàng hư tăng, cột H nhập số hàng hư giảm.

Nguồn: lopketoantonghop.com

Sưu tầm: Minh Tâm - Kế Toán Kho