Tổng hợp ưu và nhược điểm của hệ thống ERP

Giống với bất cứ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào, hệ thống erp tồn tại cả ưu và nhược điểm. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tìm được hệ thống erp phù hợp.

I. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống erp hay còn gọi là phần mềm erp, giải pháp erp cho phép doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các phần mềm quản lý rời rạc khác mà vẫn quản lý được tập trung nguồn cơ sở dữ liệu. Thay vì mỗi bộ phận nhập liệu thủ công thì với hệ thống erp, các phòng ban cùng làm việc và sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất. Nhờ đó trao đổi thông tin qua lại một cách dễ dàng, đơn giản hóa nghiệp vụ và Ban lãnh đạo công ty kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh tốt hơn.

Một hệ thống erp thường được đặc trưng bởi 3 đặc điểm là: tính toàn diện, tính linh hoạt và sự phù hợp. Hệ thống erp hoàn chỉnh thường bao gồm các phân hệ sau:
• Phân hệ quản lý tài chính – kế toán
• Phân hệ quản lý nhân sự
• Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối
• Phân hệ quản trị sản xuất
• Phân hệ quản lý tài sản
• Phân hệ quản lý hàng tồn kho
• Phân hệ công việc…

II. Ưu và nhược điểm của hệ thống erp

1. Ưu điểm của hệ thống erp

a. Quản lý thông tin tập trung, tức thời và chia sẻ dễ dàng

Hệ thống ERP là mô hình có cấu trúc dữ liệu phân cấp, bao gồm các nhóm phân hệ và phân hệ. Các thành phần này được liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau. Và do đó các thông tin được kế thừa lẫn nhau. Nó không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

Tất cả thông tin của tổ chức được khai báo và kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban và nhiều người. Giống như một hệ thống kiểm soát nội bộ trên cùng một ứng dụng ERP. Nên giúp nhà quản lý có được thông tin quản trị nhanh, kịp thời và đáng tin cậy. Từ đó đưa ra những quyết định kịp thời.

b. Quản lý thông tin theo thời gian thực, tăng hiệu quả sản xuất

Ưu điểm này được thể hiện rõ nhất ở phân hệ quản lý kho và quản trị sản xuất. Trên phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ theo dõi được lượng hàng tồn kho chính xác còn tồn bao nhiêu và tồn ở kho nào; đồng thời xác định được mức tồn kho tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu vốn lưu động, tăng hiệu quả sản xuất.

Còn với phân hệ quản trị sản xuất, hệ thống erp sẽ giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch và tính toán chính xác công suất của máy móc và công nhân. Làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Với việc sử dụng hệ thống erp thay thế cho các phần mềm quản lý rời rạc sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể và tăng năng suất lao động. Đồng thời, hệ thống erp cũng giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình sản xuất từ khâu lập kế hoạch, mua bán nguyên vật liệu, theo dõi, đánh giá tiến độ cho đến khi sản phẩm được bán ra thị trường.

c. Quản lý nhân sự hiệu quả, minh bạch

Hệ thống erp được ứng dụng vào doanh nghiệp sẽ giúp bộ phận nhân sự sắp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giảm chi phí quản lý cũng như hạn chế sai sót và gian lận trong hệ thống lương. Ngoài ra, các hệ thống erp còn cho phép người làm nhân sự quản lý chi tiết toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm xã hội, tiền thưởng,…của nhân viên.

Trên hệ thống erp, không phải nhân viên nào cũng xem được toàn bộ thông tin mà giải pháp erp cho phép ban lãnh đạo xây dựng một cơ chế phân quyền truy cập thông tin dựa vào vị trí công tác một phần để đảm bảo an toàn dữ liệu, một phần để phân công công việc rõ ràng, tránh bị trùng lặp.

d. Tạo ra mạng xã hội nội bộ, nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Hầu hết các hệ thống erp đều có tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng cùng một hệ thống, tương tự như một mạng xã hội riêng của doanh nghiệp.

Điều này tạo thuận lợi cho các thành viên trong công ty trao đổi thông tin, đồng thời là kênh thông báo quy định, nội quy chính thức của ban lãnh đạo. Nhờ vậy, tất cả mọi thành viên đều được cập nhật các thông tin mới nhất dù ở bất cứ nơi đâu.

e. Quản lý dễ dàng quá trình làm việc của nhân viên

Nhờ có hệ thống erp, việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên được tối ưu. Không chỉ giao việc qua điện thoại mà ở bất kỳ nơi đâu, nhà quản lý cũng có thể quản lý tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.

Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

2. Nhược điểm của hệ thống erp

Triển khai một hệ thống thống erp là doanh nghiệp chịu mạo hiểm với một khoản đầu tư lớn nên cần xác định rõ đâu là nhược điểm của giải pháp erp để có biện pháp phòng tránh.

a. Chi phí đầu tư lớn

Ngay từ đầu, chi phí sử dụng hệ thống erp đã là một rào cản đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện nay phần lớn các hệ thống ERP nước ngoài do các công ty của Việt Nam làm trung gian triển khai có giá dao động từ vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng. Còn đối với các hệ thống erp do các công ty trong nước cung cấp dao động từ vài chục triệu để vài tỷ đồng, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa trở lên.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hệ thống erp còn phát sinh nhiều chi phí ẩn khác như: chi phí nâng cấp lên công nghệ mới hơn, nâng cấp phần cứng, chi phí đào tạo, chi phí viết thêm…

b. Thời gian triển khai kéo dài

Nhược điểm này dễ thấy nhất ở các hệ thống erp viết theo yêu cầu. Trên thực tế, quá trình triển khai hệ thống erp viết theo yêu cầu (erp customize) trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm. Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 năm hoặc hơn.

Lý do cho việc này là rào cản “văn hóa” của mỗi doanh nghiệp. Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp. Bên cạnh đó, việc phải chạy thử hệ thống rồi sửa lại theo yêu cầu của doanh nghiệp cũng tốn rất nhiều thời gian.

c. Yếu tố con người

Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. Đây là một trong những rào cản rất lớn đối với thành công của hệ thống erp.

Mặc dù, hệ thống erp giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếu chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hành thì chỉ là lãng phí mà thôi. Nhiều nhân viên trong công ty không sẵn sàng thay đổi sẽ tìm cách chống đối, phá hoại hệ thống erp.

d. Không thể thu lợi ngay khi triển khai hệ thống erp

Hệ thống ERP chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự nên lợi ích mà erp mang lại cho doanh nghiệp không thể xuất hiện sau 1 tuần hay 1 tháng triển khai mà cần thời gian dài để kiểm chứng.

Nguồn: amis.vn

Sưu tầm: Bảo Châu – P. Kế Toán